塾システムの
シフト・勤怠管理機能とは

講師のシフト希望を集めて教室ごとに調整し、直前の変更にも対応して、月末には勤怠を集計する…など、講師のシフト・勤怠管理は毎月発生する負担の大きな業務です。そこで役立つのが、塾システムに搭載されている「シフト・勤怠管理機能」です。

この記事ではシフト・勤怠管理機能でできることや導入のメリット、システムを選ぶポイントを紹介します。

まずは、塾システムのシフト・勤怠管理機能でどのような業務を効率化できるのかを見ていきましょう。

これまで紙やLINEで集めていた講師のシフト希望を、システム上でまとめて受け付けられます。講師側もスマートフォンやパソコンから希望日時を入力でき、集めた希望は教室ごとに一覧で確認できます。

希望が重なっている時間帯や、必要なコマ数に足りない時間帯も把握しやすくなるため、シフト調整の負担を減らせます。

講師の出退勤は、PCへのログインやスマートフォンアプリ、ICカードなど、システムによってさまざまな方法で打刻できます。打刻データはシステムに蓄積され、勤務時間や出勤日数などの勤怠データも自動で集計できます。

紙のタイムカードやExcelへの転記で勤怠を管理している場合は、集計にかかる作業を大きく減らせます。

複数教室を運営している塾では、教室ごとにシフト表や勤怠データを管理すると、本部から全体の状況を把握しにくくなります。塾システムを導入すれば、全教室のシフトや勤怠をまとめて確認できるようになります。

教室ごとの稼働状況を本部で把握できるほか、講師が複数教室を掛け持ちしている場合も、勤務状況をまとめて確認できます。

集計した勤怠データをCSVなどの形式で出力できるシステムもあります。給与計算ソフトなどに取り込めれば、勤怠データを手作業で再入力する手間を減らせます。

月末の勤怠締めから給与計算までの作業を効率化できる点も、シフト・勤怠管理機能のメリットです。

シフト・勤怠管理をシステム化すると、日々の管理業務だけでなく、月末の集計や講師の勤務状況の把握も効率化できます。ここでは主なメリットを紹介します。

手作業でシフト表を作成し、タイムカードの内容をExcelに転記して、給与計算ソフトに再入力するなど、一連の業務は教室数や講師数が増えるほど負担が大きくなります。シフト・勤怠管理機能を活用すれば、シフトの収集や勤怠の集計を効率化できるため、月末の事務作業にかかる時間を減らせます。

紙やExcelで勤怠を管理していると、転記ミスや入力漏れが起こりやすくなります。特に勤怠は給与にも関わるデータのため、ミスが続けば講師との確認作業にも時間がかかります。

打刻したデータをそのまま勤怠集計に反映できる仕組みなら、手入力によるミスを減らしやすくなります。

「今日、体調不良で休みます」といった直前の欠勤連絡は、塾の運営では珍しくありません。紙のシフト表で管理している場合、代わりに入れる講師を探すだけでも時間がかかります。

システム上でシフトを管理していれば、その日のシフト状況や空いている講師を確認しやすくなるため、代講の依頼などにもスムーズに対応できます。

特定の講師にコマが集中していないか、反対に勤務が少なくなっている講師がいないかなど、シフトを組み続けていると勤務状況の偏りは把握しにくくなります。システムに蓄積された勤務データを講師ごとに確認できれば、勤務状況を把握しやすくなり、シフトの調整にも活用できます。

シフト・勤怠管理機能は多くの塾システムに搭載されていますが、対応しているシフト形態や打刻方法、外部サービスとの連携方法などはシステムによって異なります。ここでは、選ぶときにチェックしておきたいポイントを紹介します。

塾のシフトは、コマ単位や時間帯単位で組むことが多く、生徒ごとの担当講師を割り当てるなど、一般的な勤務シフトとは異なる管理が必要になる場合があります。講師が複数の教室を掛け持ちするケースもあるため、自塾のシフトの組み方に対応しているかを確認しましょう。

打刻方法には、PCへのログインやスマートフォンアプリ、ICカード、専用タブレットなど、さまざまな方式があります。教室にPCを常設しているか、講師がどの端末を使いやすいかなど、自塾の運用に無理なく取り入れられる方法かを確認しておきましょう。

現場で使いにくい打刻方法を選ぶと、運用が定着しにくくなるため注意が必要です。

勤怠を集計するだけでなく、そのデータを給与計算までスムーズにつなげられるかも重要なポイントです。CSV出力に対応しているか、給与計算ソフトや会計ソフトとの連携が可能かなど、自塾で利用しているサービスとの接続方法を確認しておきましょう。勤怠データの入力や転記をどこまで減らせるかによって、導入後の事務負担も変わります。

複数教室を運営している場合は、教室単位と全社単位の両方でシフトや勤怠を確認できる仕組みがあると便利です。教室ごとに管理権限を設定したり、本部から全教室の状況を確認したりできるシステムなら、教室数が増えた場合も管理しやすくなります。

今後、2教室目以降の開校を予定している場合は、複数教室での運用を想定して選ぶとよいでしょう。

塾のシフト・勤怠管理は、講師の希望収集やシフト調整、出退勤の確認、月末の勤怠集計など、毎月発生する負担の大きな業務です。塾システムのシフト・勤怠管理機能を活用すれば、こうした業務を効率化し、手入力によるミスも減らせます。

「月末の集計に時間がかかっている」「シフト調整の負担が大きい」と感じているなら、シフト形態や打刻方法、給与計算ソフトとの連携などを確認し、自塾の運用に合ったシステムを検討してみましょう。

月末の請求・シフト作成で残業、保護者への電話対応が尽きず、学習データは散在……そんな塾経営者には、事務を自動化し連絡を即時化、学習状況を一 画面に集約できる塾システムが打開策です。本記事では 各サービスの特徴を比較し、おすすめのシステムを紹介します。

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