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最近の学習塾は、様々なカリキュラムや個別指導の導入など、生徒のスケジュール管理などの業務が複雑化しています。ここではそんな事務作業のお助けツール「RPA」について紹介します。
ロボット・プロセス・オートメーション、通称「RPA」は、プログラムによって一連の事務作業を自動化できるツールです。塾経営だけでなく、様々な分野の業種での事務作業をPCの自動処理に任せることができ、業務量の削減やヒューマンエラー防止などの効果が期待できます。
RPAは、事務作業の効率化を図るツールです。単純な繰り返しの作業や、塾生の成績、スケジュールなどのデータ管理、経理業務などに活用できます。
また、初期の設備投資は必要ですが、長期的には人員削減などのコストパフォーマンスにも影響するので、人手不足が著しいとされる様々な業界で
活用の幅が広げられます。
RPAは、どのような作業で活用すれば効率化が図れるのか、取り入れるメリットとデメリットに分けてみていきましょう。
RPAのメリットは、単純作業による入力ミスなどのヒューマンエラーが起こらないことや、異なるアプリケーションの連携が容易にできることなどがあげられます。塾生一人ひとりの成績やカリキュラム、スケジュールなど複雑に組み合わさったデータを、アプリ同士を連携させることでわかりやすくまとめる作業などが得意です。また、数値や金額などの入力、経理業務などの単純な繰り返し作業をミスなく行うので、修正にかかる人員と時間の
削減に繋がります。
RPAは決して万能なツールではありません。RPAが自動で作業するには、初期の設定やメンテナンスが必要不可欠で、あらかじめ決めたプログラムと条件に沿った動作しかできないので、柔軟な対応や不確定要素がある要求には応えられないというデメリットがあります。塾生の成績やスケジュールの管理はできても、前回と比較しての調子や習熟度、理解度などは量ることができませんので、現場の人の目で判断する必要があります。