【成績管理システム】塾システムにおける成績管理とは

塾システムの成績管理機能では、定期テストや外部模試などの成績の推移をグラフ化することが可能です。また、教科ごとの点数や平均点、偏差値なども管理できます。

システムによってはテストの点数や内申点などの入力を保護者や生徒に依頼することもでき、面倒な入力作業の省力化を実現。成績の推移を保護者も閲覧できるため、塾による指導成果のアピールにも使えます。

また、このページではオススメの成績管理システムも紹介していますので是非ご参考ください。

オススメの成績管理システムを見る

定期テストや外部模試、塾内小テストなどの成績を都度入力しておくことで、見たいときにいつでも、容易に成績の推移を確認することができます。保護者から電話に誰が対応しても、成績管理機能を開くことで瞬時に適切な返答をすることができるでしょう。

各種テストの得点状況を蓄積していくことで、生徒本人がつまづいている単元や箇所、理解が浅い部分などを把握することができます。把握した弱点を重点的に指導することで、効率的な成績アップが期待できるでしょう。

得意分野や苦手分野が明らかになることから、以後のカリキュラムの微調整・修正が的確にできるようになります。特に個別指導塾においては、カリキュラムの随時調整こそ生徒の成績の鍵を握っている、と言っても過言ではありません。

大半の塾では保護者・生徒・担任が同席する三者面談を実施していると思われますが、この際の資料として、塾システムの成績管理機能を効果的に活用できます。面談後に持ち帰ってもらえるよう、あらかじめプリントアウトしておいても良いでしょう。

成績に関する情報を多く蓄積すればするほど、生徒の理解度を客観的なデータで把握することが可能となります。特に個別指導においては、担当講師の主観や願望を極力排除し、適切な指導計画を立てていく有効な材料になることでしょう。

生徒の成績状況について、現在でもなお紙ベース管理やExcel入力をメインにしている塾が少なくありません。塾システムの成績管理機能を導入することにより、これら事務作業の大幅な効率化が期待できます。作業効率化で余力が生まれれば、「指導」という本来の業務に割く時間も増えるでしょう。

講師育成では、「何が原因か」「どのようなノウハウを行えば成績アップにつながったか」などデータとして残しておく必要があります。ノウハウを理解していない講師に対して、徹底的に指導法を教えることが重要です。効率的な指導法を共有することで、指導法の共通認識になり、担当者が変わったとしても、すぐにそれぞれの生徒に対して良い指導法が行えます。

成績不振者には適切な対応を行わないと、いずれは退塾の対応に流れていく可能性があります。特に受験を控えている学生にとっては、成績不振は一刻を争う事態です。早急に改善点を見つけて、指導法やプランを見直すためには、データ収集と分析が重要となるでしょう。成績不振者に適切な対応が行えれば、退塾になる可能性も低くなるので適切なサポートを行うべきでしょう。

おすすめの塾システムを紹介
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塾システムを選ぶ際に着目したいポイントをご紹介します。

まずは塾で成績管理をおこなう場合の課題を洗い出してみましょう。

【抱えている課題の例】

• 学校のテストでの生徒の点数確認に時間を取られる
• 成績データを集めてはいるが、分析や課題の抽出ができていない
• 成績をデータ化するための入力作業に時間がかかっている

こうした課題を明らかにすることで、どのような塾システムを選ぶべきかが見えてきます。

本サイトに掲載している塾システムの内、成績管理に役立つシステムを紹介します。

引用元：exgrow公式サイト(https://www.mplanning-info.com/product/exgrow-system/)

ExGrowは塾管理システムの導入後についてもユーザーのサポートに力を入れており、24時間365日体制でカスタマーサポートが運用されている点が特徴です。メールを活用した問合せはもちろん、電話によるサポートにも対応しており、システムの使い方に関して疑問や不具合が発生した際には気軽に専門家へ問い合わせられることは魅力でしょう。

ExGrowの特徴として、「Amazon Web Service（AWS）」のクラウドサービスを利用している点も見逃せません。生徒の重要な個人情報を管理している塾システムにおいて、セキュアな環境を構築して、情報セキュリティ面で安心感のあるシステムを利用することは重要です。また、クラウドを利用するにあたって行政からのIT導入補助金も活用できます。

引用元：comiru公式サイト(https://comiru.jp/feature/invoice)

comiru（POPER）では塾講師が適正に生徒の学習指導へ集中できるよう、その他の諸業務について効率化できるようサポート環境を構築しています。例えば保護者との連絡を円滑化してコミュニケーションを支援できるように、LINEアプリなどSNSと連携して連絡の効率化を支援します。また、業務改善機能によって成績管理や書類作成などを自動化できる点も強みです。

comiru（POPER）では月謝の集金作業をシステム化できることも特徴です。口座振替やクレジットカード決済といった支払いについて塾側も保護者側も簡単な操作で完了できる上、手数料やランニングコストに関しても負担を軽減できるように配慮されています。

comiruの口コミは見つかりませんでした。

ホームページに記載なし

引用元：wagaco公式サイト(https://wagaco-ai.com/)

wagaco（プラヴィダ）の特徴として、システム導入までの手続きがスムーズに行える点は無視できません。公式サイトの「お試しお申し込みフォーム」へ必要事項を入力して送信すれば、最短1分でシステムを利用できるため、初めて塾管理システムを導入しようと考えている人でも気軽に試すことができます。また保護者用マニュアルも提供されます。

生徒の情報や出欠管理、指導報告や保護者との連携まで、それぞれの生徒に関する内容を一元管理できることは重要です。保護者にとってもリアルタイムのチャット機能や予約機能を使うことで、我が子の状況をきちんと塾側と共有したり、成績チェックを好きなタイミングで行ったりと、利便性を感じやすい仕様がシミュレートされています。

引用元：スクール業務管理（みちざね）公式サイト(http://www.mitizane.com/)

各生徒の成績情報の管理や講師の勤怠管理、アルバイト講師の給与管理など、様々なデータや情報をスクール業務管理専用サーバへ保存して一元管理できる点も強みです。

これによって各種管理業務を効率化できる上、複数のデータを比較検討して多角的な分析に活かしていくことができます。

スクール業務管理（みちざね）では、それぞれの塾が個別にキャンペーンを設定して管理することが可能です。これによって体験入学キャンペーンや入会費無料キャンペーン、初月授業料無料キャンペーンといったアイデアをアピールして、入塾や体験入学へのインセンティブを強化していくことができます。

また見込み客へのDM送信やキャンペーン案内を効率化し、さらに各キャンペーンごとの効果についても分析して次の戦略へ活かせることは重要です。

スクール業務管理口コミはありませんでした。

引用元：TechnoSMS公式サイト(https://www.technosms.com/function/student/)

TechnoSMSは塾管理システムとして一般的にニーズの高いとされる各種機能を一体化させた、「オールインワンシステム」がコンセプトとして設定されているシステムです。

成績管理はもちろん、複数の機能がスクールのタイプ別にワンパッケージとして提供されており、ニーズに合わせて導入プランを考えられます。

TechnoSMSは日本語だけでなく多言語対応になっており、日本人のみならず英語圏のネイティブ講師などが利用する際にも利便性を追求することが可能です。

また、多言語対応によって同じ情報を塾内で等しく共有しやすくなり、生徒の成績や学習状況にあったカリキュラム作成にも取り組みやすくなるでしょう。

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クラウド学習塾システムはその名の通りGoogle Cloudやユーザーごとに契約中のクラウドサービスを利用したオンラインツールであり、導入に際して特別なシステムやソフトの購入などは必要ありません。無料トライアルも用意されており、他拠点から同じデータベースへアクセスして生徒の情報などを一元管理することが可能です。

追加機能を利用すれば、各生徒の個別指導についてコースの作成やスケジューリングを効率化できます。カレンダーは専用の月間カレンダー機能が搭載されており、日付や時間を任意に選択するだけで講師の出勤スケジュールと相互参照しつつ個別・グループの受講コースを作成できるのが便利なポイントです。

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引用元：anesta Pro公式サイト(https://e-sia.jp/jyuku/ap/#ap6)

anesta Proは人工知能（AI）を活用して、利用者の使用方法に合わせてシステムが合理的な活用形態を調整していく学習塾特化型の管理システムです。生徒の情報管理や学習状況の進捗把握、オンライン授業システムの導入など学習塾にとって利用価値を検討できる様々な機能がパッケージングされています。

anesta Proでは、オンライン授業を受講する生徒が改めてアプリを利用してマイページやアカウント画面にログインしたり、そのためにパスワードやIDを入力したりといった手間が必要ありません。オンライン授業の当日は1タップで登録したオンライン授業を受講することが可能です。

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引用元：学習塾支援システムCOMP公式サイト(https://juku.hsys.ne.jp/function/)

学習塾支援システムCOMPは学習塾と保護者との間でコミュニケーションを促し、塾の運営をサポートしていくためのマネジメントツールです。2023年6月時点で20種類を超える機能が用意されており、それぞれの機能ごとに必要なものを選択してカスタマイズしていくことができます。

学習塾支援システムCOMPは学習塾の運営健全化を目指して開発されたツールであり、コスト面でも学習塾の利用メリットを追求しています。そのため初期費用も「0円」に設定されており、自社にとって利用価値があると思われる機能を利用してコストパフォーマンスを高めていくことが可能です。

楽スクールはドキュメントファイルやExcelシートなど、様々なデータやファイルを一元管理して、学習塾の事務作業や生徒の情報管理などを効率化することができます。保護者や生徒との面談日の調整などスケジューリング機能が搭載されていることも特徴です。

楽スクールはパソコンだけで利用できるシステムでなく、スマートフォンやスマートタブレットといったモバイル端末とも連携できるマルチデバイス対応となっており、インターネットへアクセスできる環境があればどこからでも管理画面を開くことができます。

ホームページに記載なし

個人指導や集団授業など、学習塾ごとに異なる形態やシステムに幅広く対応できるよう、CRスクールシステムにはデータごとの管理機能や授業形態に合わせたツールなどがまとめてパッケージングされています。またオプション機能を利用してカスタマイズすることも可能です。

CRスクールシステムでは生徒ごとにマイページを作成することができる上、保護者や生徒が任意のタイミングでマイページへアクセスして学習の進捗や理解状況を把握できます。学習塾から保護者へ伝えたい情報を共有する場所としても有効です。

CRスクールシステムの口コミ・批評は見つかりませんでした。

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塾を経営するにあたって、エクセルを用いて成績管理を行っている方も珍しくありません。

エクセルの関数を使用すれば、半自動で計算やグラフ化を行ってくれる成績ツールを構築することも。今回は、エクセルを活用した成績管理のテクニックについて紹介します。

• 関数やマクロを使う
• インターネットで無料配布されているエクセルシートを参考にする

エクセルで成績管理を行う場合、関数を用いた方法が便利です。たとえばIF関数では、「AからBという結果の場合にCを出力」といった条件を付けられます。これと、特定の動作を自動で行うようにシステムに命令する「マクロ機能」を組み合わせれば、成績順でのデータ整理や、平均点の算出が効率化できます。

しかしエクセルや関数に慣れていない人にとって、半自動シートの作成は非常に難しい作業です。インターネット上には無料配布されている半自動成績管理シートもあるので、それを参考にしてみるのも一つの手。あるサイトで配布されているシートは、出席番号と指名、点数を入力するだけで、様々な条件でのデータ並び替えや整理を行ってくれます。

例えば、点数の高い順、低い順、出席番号順の3種類の基準に合わせて、数値の自動並び替えが可能。講師自身で、「●点～●点の生徒はA評価、B評価...」といったように設定すれば、評価別の生徒数が自動で表示される機能も。エクセルの関数の使い方次第では、想像している以上の業務効率化の余地が発見できるかもしれません。

• エクセルでは、最初のデータ手入力は必須
• データ共有や確認の際、USBへ移したりメールを送信する手間がかかる
• 保護者や講師、生徒それぞれの好きなタイミングで成績確認ができない

エクセルによる半自動成績シートは、一定程度業務を効率化できます。しかし、どうしても省略できない作業が、元となるデータの手入力。プログラミングで入力されたデータ操作は効率化できますが、テスト点数をエクセルに反映させる最初の作業には人の手が必要です。

また、この成績データを記録したエクセルシートは、共有したい場合に「ファイルのコピー → メールで送信」「USBに入れて、直接受け渡し」といった手間がかかります。特にUSBでの手渡しの場合、紛失リスクが懸念されます。また、生徒や保護者が成績を確認したい場合、紙媒体の成績表を確認する方法しかありません。

生徒数が多く、入力する成績データが膨大になっている場合、おすすめのツールが学習塾向けシステムです。成績管理機能は、試験データを塾システムへ入力すると自動で各生徒の個人データと紐づけて自動記録、保管されます。

塾システム導入の大きなメリットは、まず時間短縮という点です。エクセルの場合は、試験結果を1つ1つ確認しながら手入力しなければならず、統合的な管理を行えません。塾システムであれば、試験結果をアップロードするだけで学習レポートの自動作成まで可能な場合も。また、保護者や生徒自身が好きな時に、成績データを閲覧できるようになります。

無料の汎用ツールであるエクセルとは異なり有料であるため、ツール導入の際の初期費用や、月額費用を支払う必要はありますが、業務効率化につながるため人件費削減、他業務へのリソース強化などといった複数のメリットを得られるでしょう。

成績管理という点で、エクセルよりも特化した機能を持っている塾システム。生徒数や塾の規模によっては、エクセルよりも幅の大きい効率化が可能になるかもしれません。一度検討してみてはいかがでしょうか。

福岡県の教師がバラバラに管理されていた個人成績を独自の力で一括管理できるシステムを作り上げました。一括管理出来たことで、生徒と関わる時間を以前より確保しやすくし、生徒の3年間の成績を追いやすくしました。

以前は、成績管理は紙、エクセル、フォーマットなど中学校の中で統一されていませんでした。一人の生徒の成績を追うだけでも膨大な書類の中から探し出す状態だったので、無駄な作業が多かったのです。例えば、2年生の時期に英語の成績が下がったとして、どの分野が苦手なのか1年生の成績を見ようにもなかなか見つけられない状態にありました。

生徒の成績を一元管理できるシステムを作成し、生徒3年間分の調査書、通信簿、内申書の把握を行えるようにしました。生徒一人ひとりの個人記録をIDで分け、教師同士の共有も可能に。年度が替わって担任が変更になっても引き継ぎがしやすくなりました。

学習塾の成績管理が大変でしたが、生徒や保護者と一緒に管理できるシステムを作りました。

学習塾での成績管理、それに伴い面接の資料作成が大変だったとお困りでした。

成績管理を導入したことで、保護者側からも手入力が可能のため、自分たちで成績管理する仕組みづくりが可能に。塾講師も、以前より成績管理がしやすくなりました。

システムの導入前は、紙媒体の管理だったので、指導報告書を郵送していました。次第にそれが講師の負担になり、簡略化することになったのですが、「遅刻の有無」「宿題の忘れ」などを1カ月後に報告するような状態に成績も一覧にして比較するのが大変な作業でした。

データを元に成績表を管理できるので、それをベースに三者面談を行えるようになりました。また、システムにはパソコンだけではなく、スマホからも入力可能なシステムを構築したので、時間や場所にとらわれず入力できるようになりました。

成績管理機能の導入によってメリットを得やすい塾の特徴を紹介します。

生徒数が30名を超えている規模の場合、生徒1人ひとりの成績を把握するのが大変になってきます。さらに生徒数が100名を超えると、アナログでの成績管理では集計や検索に時間がかかってしまうため、成績管理機能を導入したほうが効率的です。

100名にまでいかなくとも、アナログでの記録・管理に限界を感じているのであれば、成績管理のシステム化を検討すると良いでしょう。

講師個人の管理に頼っている場合、ほかの講師との情報共有が図れないことで、指導法にバラつきがでている可能性があります。指導にバラつきがあると生徒が混乱してしまい、成果が上がりにくい状況になりかねません。

成績管理機能なら塾内での情報共有を行なえ、さらに講師の指導記録と成績の推移を照らし合わせることも可能。生徒にとっての効果的な指導法の把握に役立ち、一貫した指導によって成果につながりやすい環境をつくりだすことができます。

成績管理のために記録をとっているものの、確認が大変でその記録を活用できていない塾も多いのが現状です。管理方法を再検討しようにも、日々の業務に追われて手をつけられないこともあるかもしれません。

成績管理機能を導入すれば、生徒の成績データの集計が簡単にできるようになります。成績推移がグラフ化され、情報が共有しやすくなることで、成績の把握もスムーズになるでしょう。

成績管理をするには、学校の定期テストや模試の結果を生徒一人ひとりから聞き取ったり、内申点を確認したりと、手間がかかることが多いものです。

アプリと連動できる塾システムであれば、保護者にテスト結果の入力を依頼できるなど、塾側がおこなう確認ステップを簡略化することができます。

塾システムに搭載されている各種機能の中では、入退出管理と同じくメイン機能の一つとなっている成績管理機能。実際に試用してみれば、いかに指導や作業が効率化・適切化するかを十分に実感することができるでしょう。
塾システムの導入を検討する際には、各社のシステムが搭載している成績管理機能の使い勝手・機能性などを、しっかりと比較するようにしましょう。