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学習塾で残しておくべき記録の1つが授業スケジュールです。過去の授業ペースを記録することで、どの学年のどの時期にどの範囲を学習していたかが把握できます。これにより、宿題の作成や授業進度の管理が容易になります。講師の交代があってもスムーズな引き継ぎが可能になるでしょう。
特に、複数の校舎がある場合は、校舎ごとの進度が大きく異ならないように、全体でスケジュールを共有する体制が重要です。
授業スケジュールを効率的に管理するには、授業スケジュール管理機能の備わった塾システムの導入がおすすめです。こちらでは授業スケジュール管理機能でできることや導入のメリットを紹介します。
各社が提供しているシステムにより異なるとこともありますが、基本的に必要事項にデータを入力すれば、自動的にスケジュールを作成してくれます。例えば、休校日や模試などの生徒のスケジュールを入れることで、授業日程や授業の振り替え日などを調整。また、担当する講師のスケジュールも入力できますので、双方にとって最適となるスケジュールを組むことができます。
大学生講師などにありがちな遅刻や欠勤。発生してしまったら、代理の講師を探すのも大変です。
しかし、授業スケジュール管理機能では、講師の予定をあらかじめ週・月単位で作成し把握できるので、空いている講師をすぐに見つけることができます。また、スケジュール作成時に同じ時間帯で講師の予定が重複してしまった場合も、アラートで知らせてくれる機能がありますので、バッティング防止にもなります。
授業のスケジュールを作成するだけではなく、実際にその授業が行われたのかどうかという実績を管理する機能もあります。さらに、保護者面談予定や模試の申し込み期日のチェックなどに便利なTODO管理機能が付いているシステムもあるようです。
教室の規模が大きく生徒が多い場合、学校ごとの行事や定期テストなどのスケジュールがまちまちということもあり、時間割作成に時間が掛かってしまいます。また、夏休み・冬休みといった大型連休の場合、生徒だけではなく講師のスケジュール（特に大学生講師）など、総合的に考えなければなりません。
しかし、授業スケジュール管理機能を使用すれば、システムに必要事項を入力するだけで、時間割作成を自動で行ってくれます。その分時間が浮きますから、生徒たちへの指導や質疑応答（コミュニケーション）などの時間も確保しやすくなり、結果として保護者の満足度向上にもつながるでしょう。
授業の時間割を間違えてしまいますと、生徒だけではなく保護者への不信感が高まってしまいます。
結果として教室の信用問題にも関わりますし、授業に携わる講師やスタッフの不要な業務が発生し、無駄なコストをかけてしまいかねません。ベテランの職員でも時間割作成はミスが出やすいので、このようなことを防ぐためにもシステム導入に関するメリットは大きいのではないでしょうか。
塾システムを導入する際は、初期費用が無料のものから選ぶほうがハードルが低くなります。
初めて塾システム導入をする際は、「講師がちゃんと使いこなせるのか」「あまり効果がなかったらどうしよう」と不安になるもの。高額な初期費用を払うのに躊躇しても当然です。
初期費用が無料だからと言って、機能面が劣るというわけでもないので、積極的に検討しましょう。
塾システムを選ぶ際には、無料トライアルがあるかどうかをチェックしましょう。
多機能なシステムでも、使い勝手が悪ければ意味がありません。無料トライアルを利用すると、システムの使いやすさや操作性を実際に確認できます。
塾システムの基本機能が充実しているかどうかは、塾運営の効率化に直結します。豊富な基本機能を持つシステムを選ぶことで、授業のスケジュール管理、成績管理、出席管理などの業務を効率化できます。
また基本機能がしっかりしていれば、後から追加機能を購入する必要が少なくなり、余計なコストを抑えることができます。
塾で扱う生徒情報や保護者の個人情報などは機密性が高いため、セキュリティは非常に重要です。不正アクセスやデータ漏えいのリスクを防ぐため、セキュリティ面での対策がしっかりと取られているシステムを選ばなくてはいけません。
パスワード管理、データの暗号化、バックアップやクラウドサービスを利用したデータ保護・復旧の仕組みなど、安全に生徒のデータを管理できるシステムを選びましょう。
サポート体制の有無もシステム選択の重要なポイントです。サポート体制が充実していると、トラブル発生時に迅速に対応してもらえるだけでなく、システムの有効な活用方法についてもアドバイスを受けることが可能です。
導入後も安心して利用できるように、サポート体制が整っているシステムを選びましょう。
慣れている職員でさえ、ミスが発生してしまう「授業スケジュール」の作成。
間違えてしまえば、生徒や保護者の信用を無くしてしまうだけではなく、講師やスタッフの無用な業務を増やすこととなり、非常に効率が悪くなってしまいます。さらに、イレギュラーな調整が必要となった際も職員に掛かる負担は非常に大きくなることが予想されます。これらの事を避けるためにも、「授業スケジュール管理機能」のある塾システムの導入を検討し、スムーズな塾運営を考えてみてはいかがでしょうか。