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塾経営の経理業務(請求・入金)を効率化するシステム

塾経営は、授業や生徒の進路相談・保護者対応など、世間一般が想像する業務だけでは成り立ちません。塾代の請求や入金管理といった経理業務についても、現場の塾講師で対応しているケースは珍しくありません。そこで、経理専門でない塾講師でも取り組めるように塾の請求や入金管理のシステム化をはかり、業務の効率化を図ってみませんか。

煩雑化する請求・入金業務

塾業界では、新入生募集の時期に合わせて期間限定の受講割引イベントを開催したり、テスト対策のための特別オプションを設けたりします。加えて、成績優秀者や兄弟関係での割引など、受講生によってかかる費用が様々で業務が煩雑になりがちです。

経理業務を人の手で行うデメリット

一般の会社であれば経理担当者がいますが、塾業界では、講師が兼任することも少なくありません。人の手で経理業務を行うことで、経理の専門職ではない塾講師が、煩雑化している請求や入金など業務も担当することになってしまいます。本来の業務は、質の良い授業の提供や生徒指導にありますから、本来業務に専念できないというデメリットがあります。また、専門の担当者よりも作業時間がかかりやすくミスも生まれやすいといえます。
経理職を雇えば解決するかもしれませんが、塾の売り上げを産み出さない人員となってしまいます。経理のみ事務職を雇うことは難しく、事業の運転資金を圧迫するリスクとなる可能性もあります。

経理業務に塾システムを利用するメリット

ミスが減る

塾システムを利用することで、各生徒のデータ管理や集計管理もおこなってくれるため、人為的なミスが減ります。

時間を創出できる

システムによっては、各生徒の講座受講状況や割引システム活用の有無、退塾の意向なども登録できるために、請求にかかる一覧表の作成や校正の確認業務が簡便にできるようになります。近年では、生徒のデータを一括して管理するだけでなく、時間割作成やWeb学習の活用などにも応用できるシステムがあります。講師の本来業務の時間を増やし専念できる時間を増やすことができます。

学期末の忙しさが緩和される

税金の申告や融資交渉など、必要な経理処理のやりとりが手作業よりもスムーズになります。基本的には、システムにあるデータを提供すればよいので、銀行や税理士などとのやり取りが楽になります。

まとめ

塾の経営には、講師の本来業務とは異なる請求や入金業務といった経理がつきものです。経理が誰でも効率的にこなせるようなシステムを導入する際に、生徒のデータ等も一括で管理できる塾システムがあります。時間割作成やWeb学習などの業務にも活用できるためおすすめです。

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