導入しやすく
使いやすい
塾システムを解説!
学習塾の安定的な運営になくてはならない「塾システム」ですが、各社さまざまな種類があり、特徴は千差万別。
導入コストが高く試行錯誤し難いものや、余計手間がかかり本末転倒なものもありますので、「導入前に無料トライアルがあるか」と「初期費用が無料であるか」をチェックすることが重要です。そこで、各システムの特徴などについて詳細に分析したので、選び方やおすすめの塾システムを解説します。
導入しやすく
使いやすい
塾システムを解説!
学習塾の安定的な運営になくてはならない「塾システム」ですが、各社さまざまな種類があり、特徴は千差万別。
導入コストが高く試行錯誤し難いものや、余計手間がかかり本末転倒なものもありますので、「導入前に無料トライアルがあるか」と「初期費用が無料であるか」をチェックすることが重要です。そこで、各システムの特徴などについて詳細に分析したので、選び方やおすすめの塾システムを解説します。
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通常、システムの導入時には初期費用がかかる場合が多いですが、塾システムにおいては初期費用がかからないシステムもあります。
初期費用がかかるものよりかからない方が圧倒的に導入のハードルが下がり検討しやすいので、塾システムを導入するにあたり「初期費用が無料か」というポイントをチェックすることがおすすめです。
無料トライアルがない場合は、最初からお金を払って試すことになるので、コストもかかってしまいます。
そのため、塾システムに関しても必ず「無料トライアルがあるか」をチェックすることが大切です。
無料トライアルがあれば、実際に使ってみて合わなくても、無駄な出費がなく止めることができるので、初めて塾システムを導入する場合は、非常に安心です。
塾の運営にはさまざまな業務を伴います。そのため、塾システムでどこまで対応できるかが非常に重要です。
そこで、「塾システムの基本機能が豊富であるか」という点は、今後の塾運営を大きく左右します。
基本機能は必要最低限で、「必要な機能を後から追加できる」というタイプもありますが、のちのちコストが大きくなる可能性が高いので、基本機能が豊富であることを重視しましょう。
この3つのチェックポイントは塾システムを導入するにあたり、見落とせない重要なポイントです。
この3つに注目しつつ、より導入しやすく使いやすい塾システムをリサーチした結果、おすすめの塾システムはこちらです!
(2020年9月調査)
システム名 (会社名) /基本スペック |
ExGrow (エムプランニング) 公式 HPへ |
wagaco (プラヴィダ) 公式 HPへ |
入退室管理システム 入退くん(BPS) 公式 HPへ |
|
---|---|---|---|---|
塾 運用 |
授業スケジュール管理 | 〇 | 〇 | 〇 |
生徒情報管理 | 〇 | 〇 | - | |
成績管理 | 〇 | 〇 | - | |
指導者情報管理 | 〇 | - | - | |
指導報告書 | 〇 | 〇 | - | |
入退室確認 | 〇 | 〇 | 〇 | |
請求書明細確認 | 〇 | - | 〇 | |
スマートフォンアプリ対応 | 〇 | 〇 | 〇 | |
経営 | 授業料請求・入金管理 | 〇 | - | 〇 |
月間・年間の売上高管理 | 〇 | - | - | |
請求書発行 | 〇 | - | - | |
入塾見込み管理 | 〇 | - | - | |
広告分析 | 〇 | - | - |
初期導入費が無料かつ、無料でトライアルできる塾運営管理システムの中で、授業のスケジュール管理と入退室確認(マイページでのチェックやメールなどでの通知)が基本機能に入っているのは3社のシステムでした。
調査の結果、昨今の塾システムは保護者とのコミュニケーションを重視したものが大半でした。
塾を経営していくために必要不可欠な売上、入金の管理、見込み客管理、広告効果管理などを扱えるオールインワンのシステムは、FC側から与えられたシステムに任せているためなのか、非常に少ないことが分かりました。
用途によりシステムを分けることが、かえって効率化を削ぐ形にならないようにしたいものです。
詳しくみていきましょう。
ExGrowは、塾運営に関わる業務が効率化できるような基本機能が豊富に搭載されています。使い勝手もよく、パソコンが苦手な人でもわかりやすい設計の塾システムです。
スケジュール管理や成績管理といった塾の「運営面」だけでなく、請求や帳票出力といった「経営面」もカバーすることができます。
また、すでにお使いの会計ソフトなどと連携できる点も使いやすいポイントです。
高性能で安全なクラウドサーバーを使用しており、通信時のデータは暗号化通信となっているなど、高いセキュリティ性のシステムなので、生徒の個人情報保護も徹底しています。
ネット環境があればどこからでもアクセスすることができるため、保護者ともスムーズかつ綿密にコミュニケーションをとることが可能です。
エムプランニングには、スマートフォンのアプリとして操作できる機能や、オプションになりますが「E-システム」という保護者への一斉メール、入退室メールを送信できるシステムもあります。
ExGrowは、電話によるサポート・メールによるサポートのどちらにも対応しています。
使用方法だけでなく、導入時の研修や導入後のアフターフォローも充実しています。365日24時間お問い合わせができるのも安心しています。
多くの塾システムはお問い合わせフォームによる問い合わせのみですが、直接サポート担当に電話ができることや定期的にサポート担当から「困りごとがないか」という連絡が来ることも安心です。
また、ExGrowはIT導入補助金の対象となっています。ExGrowの導入により補助金を受けることができますので、費用面に不安があった方は補助金の導入を前提とした問い合わせをしてみるとよいでしょう。エムプランニング情報システムでは、これまでIT導入補助金の申請がすべて通過しているのも特徴です。(2021年5月現在)
(※)要カスタマイズ
バラバラだった業務が1つにまとまって便利
ExGrowを使用することで、市販ソフト、Excel、紙など管理する内容によって運用がバラバラでしたが、1つにまとめられたのでとても便利です。
参照元URL:エムプランニング公式サイト(https://www.mplanning-info.com/)
業務が効率化されたことで早く終わるように
裏方作業が劇的にスピーディーに終われるようになったので、生徒への指導など、本来の塾の業務に割ける時間が増えました。
参照元URL:エムプランニング公式サイト(https://www.mplanning-info.com/)
ペーパーレスなので省スペース化が実現
生徒の情報や指導に関する情報、スケジュール管理や経理なども一元管理できて便利なだけでなく、ペーパーレス化も推進できました。
参照元URL:エムプランニング公式サイト(https://www.mplanning-info.com/)
授業が終わったあと、指導報告書や日報などの作成に1時間ほどかかっていた場合も、wagacoの作成ツールを使用することで、10分の1の時間で作成できるようになります。
講師の負担を軽減するために、定型文を選択できるようになっていたり、選択式の入力方法ができるようになっていますので、講師の業務負担を軽減し、労働環境の改善へも繋げることができます。
生徒が入退したタイミングでスマホのポップアップによる通知でお知らせが届きます。リアルタイムでお知らせが届くので、保護者も安心して塾に通わせることができます。
他にも、wagacoには「チャット機能」が搭載されているので、講師にちょっとした相談も気軽にできます。講師側も電話対応が不要になるメリットがありながらも、保護者との距離を縮める大変便利な機能です。
塾が開いている時間に連絡が難しい…という忙しい保護者でも24時間いつでも塾の空き状況がチェックできます。
そして好きなタイミングで予約ができ、リアルタイムでスケジュールが反映されるのでとても便利です。
また、塾の先生側も電話を取って予約を受け付ける手間も無くなるので、業務の負担が軽減し、本来の業務に専念できるメリットがあります。
業務効率化により労働環境が改善
授業が終わったあとの日報作成が簡単にできるようになったので、業務の負担が大幅に軽減しました。
参照元URL:プラヴィダ公式サイト(https://wagaco-ai.com/users/)
生徒の笑顔が増えて保護者と連携しやすくなった
「生徒を延ばす」という基本がマッチしていて、保護者と円滑に連携しながら進められ、生徒の笑顔が増えました。
参照元URL:プラヴィダ公式サイト(https://wagaco-ai.com/users/)
管理コストが大幅にダウン
5店舗経営で管理コストが大きかったのですが、必要な機能が全て詰まっているので管理コストを下げながらも業務が効率化できました。
参照元URL:プラヴィダ公式サイト(https://wagaco-ai.com/users/)
新しいシステムを導入する場合、システムの使い方などに慣れるまでに時間がかかってしまうことがほとんどです。
しかし、「入退室管理システム入退くん」は、パソコンが苦手な人でも簡単に操作ができる設計になっているので、初めてでも安心です。
使用方法もアプリをインストールするだけという手軽さです。もちろんパソコンでの使用にも対応しているので、導入費用を抑えることもできます。
通常、生徒の入退室記録については、時間を文字でお知らせするのが一般的です。
しかし、BPSの「入退室管理システム入退くん」の場合は、入退室の時間だけではなく、顔写真付きで通知されます。
そのため、子どもがきちんと塾へ通えているということを目で見てわかるので、保護者もより安心して通わせることができます。
また、生徒の入退室記録は塾側にも残るため、自動で出欠管理ができることから、講師の負担も軽減できるメリットがあります。
「入退室管理システム入退くん」は、生徒の入退室管理だけでなく、塾スタッフのタイムカードとしても利用することができます。そのため、別途タイムカードや勤怠管理システムを導入する必要がないため、コストカットができます。
また、入退室管理が自動で行えますので、入力や集計などの負担も減らすことが可能です。さらに、入退室時間の記録だけでなく顔写真も付いているので、より確実な勤怠管理が可能となります。
1人55円という圧倒的なコスパ
他のシステムと比べても、1人55円という圧倒的なコスパで導入しやすいシステムです。
参照元URL:BPS公式サイト(https://nyutai.bpsinc.jp/#three-points)
PCが苦手でも使いやすい
手持ちのスマホやタブレットも使えるので、PCが苦手でも使い勝手が良いシステムです。
参照元URL:BPS公式サイト(https://nyutai.bpsinc.jp/#three-points)
入退室記録に写真があるのでより安心
他のシステムでは入退室の時間のみが通知されますが、このシステムは顔写真がついているのでより安心できます。
参照元URL:BPS公式サイト(https://nyutai.bpsinc.jp/#three-points)
基本機能が豊富でサポートもばっちり
ExGrowは、塾の運営・経営に必要な基本機能が豊富に搭載されているシステムです。365日24時間のサポート体制なので安心して利用できます。
費用面で利用しやすい塾システム
wagacoは、初期費用・月額使用料・更新費用などが無料の塾システムです。パソコンが苦手な人にもわかりやすい高い操作性で、塾と保護者の距離を縮めます。
塾運営を多角的にサポート
塾運営だけでなく受講管理や入金管理なども行えます。他にもLesson-Linkと連携することでオンラインレッスンにも対応できるので、多角的に塾運営をサポートします。
各教室の状態が一目でわかる「成長」を支えるシステム
パソコンとネット環境があればすぐに利用できる手軽さと事務作業の時間を大幅カットし、塾運営に関わる業務効率を大幅にアップすることができるシステムです。
30名~30000名の塾に対応した「稼ぐ」システム
現場主義・管理者目線でありながら、保護者目線で作られた塾システムです。日々の生徒の情報をクラウドサーバー上で一元化できるため、生徒情報の引き継ぎが簡単にできます。
生徒の募集や定着についてもサポート
スクール業務管理は、塾業務の効率化をサポートする目的だけでなく、生徒の新規獲得や生徒のモチベーションアップに関するサポートも行えるシステムです。
柔軟なカスタマイズ性を誇るシステム
TechnoSMSは、塾の運営や管理に必要な機能をカバーしつつ、自社開発なので各塾にあわせて柔軟にカスタマイズすることができるスクール特化型のシステムです。
シンプルで安価な入退室システム
AcademicManagerは、生徒が入退室したタイミングで保護者へメール配信ができるほか、メールの一括送信や出席管理の機能を安価で利用できるソフトです。
成績管理から塾の経営まで幅広くカバー
クラウド学習塾システムは、塾運営に必要な成績管理や指導履歴の管理をweb上で行えるほか、割引などで煩雑な請求業務もスムーズに行える塾システムです。
オーダーメイドで塾に合わせたシステム
塾運営で必要な機能だけでなく、各塾にとって必要な機能をオーダーメイドで開発してもらうことができます。どのシステムも物足りない…と思っている人におすすめです。
複雑な時間割も簡単に作成できる
複数の教室を有する塾でも全教室を一元管理することができるので、生徒一人一人のスタイルにあわせた時間割を簡単に作成することができます。帳票などの出力も簡単にできます。
60人規模で月に10万円程のコストカットが実現
recoでは、指導中の事務作業を削減し、業務効率をアップさせます。さらに講師同士が持つ情報を全て見える可して管理することも可能なので、保護者の満足度もアップできます。
写真付きの入退室記録を保護者に自動通知できる
入退室管理システム入退くんは、生徒の入退室記録を顔写真付きで通知をします。さらに塾スタッフのタイムカードとしても使用することができるので、勤怠管理も効率化できます。
塾の運営に関する全ての情報を一元管理
講師それぞれが持っている情報も一元管理することができますので、保護者からの問い合わせにもスムーズに対応することが可能です。成績管理や入退室メールにも対応しています。
複数スクールのスケジュール管理も簡単
複数の校舎を有する塾の場合、各校舎のスケジュール管理や社員、アルバイトのシフト管理などが煩雑になりがちですが、ジュクスルならすべて一括管理をすることができます。
ICT教育にも対応し、業務効率化を推進
通常業務を30%短縮することができるので、塾の運営・経営に関する業務の効率化が図れるツールです。ICT教育にも対応しており、オリジナル講座も簡単に生成できます。
業務の効率化と保護者に喜ばれる教室作り
レッスンの欠席や振替などをWeb上から簡単にできるため、欠席連絡を受ける業務を削減し、伝達ミスなどを防げます。保護者も少しの手間で連絡・振替ができるので便利です。
生徒情報の管理やメール配信などにも対応
生徒の成績管理や兄弟姉妹等の管理、バックアップなどのシステム管理などが行えるシステムです。オプションでメールの個別配信・一括配信などの管理を行うこともできます。
講師が授業や生徒に専念できる塾システム
授業以外にも指導報告書や日報といった事務作業に時間を取られてしまう状況を打破し、講師が本来の「授業」や「生徒」に専念できる環境作りをサポートするシステムです。
塾運営から保護者アンケートまで幅広く対応
複数の教室の情報を一元管理できるほか、保護者の満足度やニーズをリサーチできる「アンケート機能」にも対応しています。ポイント機能で生徒のモチベーションアップも可能です。
塾システムとは、塾の運営に関わる「生徒の管理」や「出欠席の管理」、「指導報告書などの作成」など、さまざまな業務の効率化をするために導入するシステムです。
最近では保護者とのコミュニケーションを円滑にできるような機能が搭載されていたり、保護者側が使いやすいシステムも求められています。
授業に事務作業に保護者対応…と業務に追われる講師の働き方を改善できる塾システムは、生徒や保護者に還元できる時間が増えることで売上の向上にもつながります。
また、業務が効率化することで、物理的にスタッフの業務負担が減るだけでなく、精神的にも楽にすることができるため、作業のミスを削減したり働きやすい環境により講師の定着率をあげ、離職率を減らすことにも繋げられます。
講師が働きやすく、授業の質や保護者対応の質も上がることで、生徒や保護者の満足度もアップすることができます。
そのため、これからの塾経営には「塾システム」が必要不可欠であるといえます。
カリキュラムの作成や指導管理、各種進捗状況管理、各種制作物の作成など、システムの導入によって簡素化できることが求められています。これにより、講師の業務負担を軽減することができ、本来の業務に専念できます。
保護者が安心して塾に通わせることができるよう、入退室管理や保護者からの問い合わせ、相談といった「コミュニケーションが円滑にできる機能」も求められています。コミュニケーションが上手くいかないと退塾につながってしまいます。
塾運営では請求や集金、入金管理も煩雑です。兄弟姉妹割引や短期講習の申し込みなどが増えると、これらの業務の負担が大きくなります。そこで、塾システムで生徒情報と一緒に一元管理することで業務負担が大幅に削減できます。
CRM(顧客管理)機能は、塾の生徒情報を蓄積しつつ、適切に管理することで地域性に合わせた営業活動を行うことができます。これにより、新規受講生の獲得など売上アップに繋げていくことが可能となります。
塾の運営にはさまざまなスタッフが関わるため、スタッフのアカウント毎にアクセス制限をかけることで、生徒の個人情報や、塾の運営に関する情報を適切に守ることができます。
新しく塾システムを導入した場合、使い方などで不明点が出た場合にすぐに電話で聞けることはとても重要です。多くの企業がメールでのサポートとなるので、より的確に短時間で解決できる「電話サポート」を重視しましょう。
日々の業務で忙しい中、システムに関して問い合わせをしたくても、電話をかける時間が取れない場合もあります。そんな時に便利な「メールサポート」があることもとても重要です。
塾システムは、日々生徒や受講生のニーズの変化にあわせて対応をしていく必要があります。また、セキュリティ面でも日々進化していくことが求められています。適切なタイミングでソフトウェアアップデートができることも大切です。
保護者や生徒のほとんどがスマートフォンを持っている時代になっているので、塾システム自体も、パソコンだけでなくスマートフォンなどのマルチデバイスに対応している必要があります。
大手の予備校・塾に限らなくとも、自社で独自の塾システムを開発するという方もいらっしゃいます。既存システムの導入と、自社開発にはそれぞれメリットとデメリットがあります。それを踏まえた上で、システムを自社開発するか、既存システムを導入するかを検討してみましょう。
塾システムを自社開発するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
自社独自のシステムを構築することになるため、何といっても今のやり方にあわせてシステムを構築できるというのが大きなメリットといえるでしょう。特に長い間、塾を経営されている方にとってはこれまでのやり方を変えるのは大変でしょうし、なるべく自分たちにあったシステムを作りたいと思われるのは当然のことかもしれません。
一方で、塾システムを自社開発するには、下記のようなデメリットがあります。
システムは、作って終わりというものではありません。変化する外部環境にあわせて、システム自体を更新していかなければいけませんし、エラーが発生したら細かく修正しなければいけません。外部のシステム会社に運用を委託するにしても、社内にシステム管理者を置くにしても、コストが発生してくるものであるというのは念頭に置いておきましょう。
また、何よりも既存システムの導入に比べて大きなコストがかかります。自社開発は、すなわちオーダーメイドですから、既存システムではそこまで必要ない「設計」の部分に莫大なお金と時間を必要とします。
塾システムを自社開発した場合のメリット・デメリットについて確認しましたが、システムの自社開発は資金に余裕のある企業さんでないと厳しいかもしれない内容でした。仮に開発費用が用意できたとしても、運用に対してもお金・時間・人的コストが必要となります。
既存システムの流用・導入であれば、導入費用を安く抑えることもできますし、その後のフォローをしてくださる会社さんがほとんどです。また、システムによっては塾のやり方にあわせて機能をカスタマイズできるものもあるので、やり方にこだわりのある機能についてはシステム会社にも相談してみましょう。
メリット
塾システムを導入することで、授業以外の各種事務作業を簡素化でき、スタッフの業務効率をアップさせることができます。さらに保護者とのコミュニケーションや社内でのコミュニケーションを円滑にできるメリットもあります。生徒情報を蓄積することで受講生を新規で獲得したり、授業の質をアップさせることが可能です。
デメリット
塾に合ったシステムの開発を行うための初期費用がかなり高くなる場合もあります。システム開発までしなくても、既存のシステムを導入する場合は、ランニングコストがかかるものもありますので、必要な機能とコストのバランスがよいものを選ぶ必要があります。
塾システムを提供している会社により流れは異なりますが、一般的な塾システム導入までの流れについてご紹介します。
無料トライアルのタイミングについては、各システムによって異なりますが、契約前に実際のシステムを使用できることで、運用開始後のイメージも付きやすくなります。
経済産業省による「中小企業生産性革命推進事業」の特別創設枠として常勤社員が100名以下の学習塾に関しても補助金を受けることができるようになりました。
補助率も3分の2から4分の3へ拡充されることで、塾システムの導入時の負担を大幅に軽減することができます。
IT導入補助金を申請、受け取る為には、「IT導入支援事業者」と契約をする必要があります。
そのため、これを機に塾システムの導入を検討している場合は、導入したい塾システムを提供している会社が「IT導入支援事業者」であるかを確認することが大切です。
少子高齢化による生徒数減少に加え、社会情勢による生活スタイルの変化を受けて競争の激化が避けられない塾経営。経営を維持していくために、費用面を盤石にするべく赤字を防ぐ必要があります。コスト管理や業務効率化、生徒数確保といった点も重要な鍵。ここでは運営のIT化や効率化のためのツール、塾経営者・運営者のための課題について解説しています。スタッフが「教える」に集中できる環境整備に必要なことや経営の課題を把握しましょう。
現在、塾経営に関しては同業他社による競争が激しい状態です。また、昨今の少子化をはじめとして、塾経営には数多くの課題も見られます。実際にはどのような問題が発生しているのか、塾経営でありがちな失敗例を具体的にまとめてみました。
塾の仕事は現場での生徒指導だけでは終わりません。しかし、講師の負担が増えてしまうと、肝心の生徒指導に割く時間が減ってしまう怖れもあります。単純作業などの業務をIT化することで、効率的な塾運営を目指してみてはいかがでしょうか。
塾経営の成功を左右するのは「集客」です。どれほどしっかりした教育方針や講師を揃えても生徒がいなければ、経営が成り立ちません。
塾の安定した経営に効果的な集客方法や、その後の品質保持の大切さについてまとめています。
塾システムの導入方法には購入、リース、月額制の3つの方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。支払い方法や契約も異なり、経費で処理するのであれば税金にも影響するため、正しい理解が必要です。