塾システム比較Navi　これからの塾の業務改善システム

通常、システムの導入時には初期費用がかかる場合が多いですが、塾システムにおいては初期費用がかからないシステムもあります。
初期費用がかかるものよりかからない方が圧倒的に導入のハードルが下がり検討しやすいので、塾システムを導入するにあたり「初期費用が無料か」というポイントをチェックすることがおすすめです。

無料トライアルがない場合は、最初からお金を払って試すことになるので、コストもかかってしまいます。
そのため、塾システムに関しても必ず「無料トライアルがあるか」をチェックすることが大切です。

無料トライアルがあれば、実際に使ってみて合わなくても、無駄な出費がなく止めることができるので、初めて塾システムを導入する場合は、非常に安心です。

塾の運営にはさまざまな業務を伴います。そのため、塾システムでどこまで対応できるかが非常に重要です。
そこで、「塾システムの基本機能が豊富であるか」という点は、今後の塾運営を大きく左右します。

基本機能は必要最低限で、「必要な機能を後から追加できる」というタイプもありますが、のちのちコストが大きくなる可能性が高いので、基本機能が豊富であることを重視しましょう。

初期導入費が無料かつ、無料でトライアルできる塾運営管理システムの中で、授業のスケジュール管理と入退室確認（マイページでのチェックやメールなどでの通知）が基本機能に入っているのは3社のシステムでした。

調査の結果、昨今の塾システムは保護者とのコミュニケーションを重視したものが大半でした。
塾を経営していくために必要不可欠な売上、入金の管理、見込み客管理、広告効果管理などを扱えるオールインワンのシステムは、FC側から与えられたシステムに任せているためなのか、非常に少ないことが分かりました。
用途によりシステムを分けることが、かえって効率化を削ぐ形にならないようにしたいものです。
詳しくみていきましょう。

ExGrowは、塾運営に関わる業務が効率化できるような基本機能が豊富に搭載されています。使い勝手もよく、パソコンが苦手な人でもわかりやすい設計の塾システムです。
スケジュール管理や成績管理といった塾の「運営面」だけでなく、請求や帳票出力といった「経営面」もカバーすることができます。
また、すでにお使いの会計ソフトなどと連携できる点も使いやすいポイントです。

高性能で安全なクラウドサーバーを使用しており、通信時のデータは暗号化通信となっているなど、高いセキュリティ性のシステムなので、生徒の個人情報保護も徹底しています。
ネット環境があればどこからでもアクセスすることができるため、保護者ともスムーズかつ綿密にコミュニケーションをとることが可能です。

エムプランニングには、スマートフォンのアプリとして操作できる機能や、オプションになりますが「E-システム」という保護者への一斉メール、入退室メールを送信できるシステムもあります。

ExGrowは、電話によるサポート・メールによるサポートのどちらにも対応しています。
使用方法だけでなく、導入時の研修や導入後のアフターフォローも充実しています。365日24時間お問い合わせができるのも安心しています。

多くの塾システムはお問い合わせフォームによる問い合わせのみですが、直接サポート担当に電話ができることや定期的にサポート担当から「困りごとがないか」という連絡が来ることも安心です。

また、ExGrowはIT導入補助金の対象となっています。ExGrowの導入により補助金を受けることができますので、費用面に不安があった方は補助金の導入を前提とした問い合わせをしてみるとよいでしょう。エムプランニング情報システムでは、これまでIT導入補助金の申請がすべて通過しているのも特徴です。（2021年5月現在）

授業が終わったあと、指導報告書や日報などの作成に1時間ほどかかっていた場合も、wagacoの作成ツールを使用することで、10分の1の時間で作成できるようになります。
講師の負担を軽減するために、定型文を選択できるようになっていたり、選択式の入力方法ができるようになっていますので、講師の業務負担を軽減し、労働環境の改善へも繋げることができます。

生徒が入退したタイミングでスマホのポップアップによる通知でお知らせが届きます。リアルタイムでお知らせが届くので、保護者も安心して塾に通わせることができます。
他にも、wagacoには「チャット機能」が搭載されているので、講師にちょっとした相談も気軽にできます。講師側も電話対応が不要になるメリットがありながらも、保護者との距離を縮める大変便利な機能です。

塾が開いている時間に連絡が難しい…という忙しい保護者でも24時間いつでも塾の空き状況がチェックできます。
そして好きなタイミングで予約ができ、リアルタイムでスケジュールが反映されるのでとても便利です。

また、塾の先生側も電話を取って予約を受け付ける手間も無くなるので、業務の負担が軽減し、本来の業務に専念できるメリットがあります。

新しいシステムを導入する場合、システムの使い方などに慣れるまでに時間がかかってしまうことがほとんどです。
しかし、「入退室管理システム入退くん」は、パソコンが苦手な人でも簡単に操作ができる設計になっているので、初めてでも安心です。
使用方法もアプリをインストールするだけという手軽さです。もちろんパソコンでの使用にも対応しているので、導入費用を抑えることもできます。

通常、生徒の入退室記録については、時間を文字でお知らせするのが一般的です。
しかし、BPSの「入退室管理システム入退くん」の場合は、入退室の時間だけではなく、顔写真付きで通知されます。
そのため、子どもがきちんと塾へ通えているということを目で見てわかるので、保護者もより安心して通わせることができます。

また、生徒の入退室記録は塾側にも残るため、自動で出欠管理ができることから、講師の負担も軽減できるメリットがあります。

「入退室管理システム入退くん」は、生徒の入退室管理だけでなく、塾スタッフのタイムカードとしても利用することができます。そのため、別途タイムカードや勤怠管理システムを導入する必要がないため、コストカットができます。

また、入退室管理が自動で行えますので、入力や集計などの負担も減らすことが可能です。さらに、入退室時間の記録だけでなく顔写真も付いているので、より確実な勤怠管理が可能となります。