導入しやすく
使いやすい
塾システムを解説!
学習塾の安定的な運営になくてはならない「塾システム」ですが、各社さまざまな種類があり、特徴は千差万別。
塾の運営形態や目標に合わせて、最適なシステムを導入することで、運営がスムーズになるだけでなく、集客や生徒の満足度向上に寄与します。そこで、このサイトでは塾が抱える課題別に、おすすめの塾システムを解説します。
導入しやすく
使いやすい
塾システムを解説!
学習塾の安定的な運営になくてはならない「塾システム」ですが、各社さまざまな種類があり、特徴は千差万別。
塾の運営形態や目標に合わせて、最適なシステムを導入することで、運営がスムーズになるだけでなく、集客や生徒の満足度向上に寄与します。そこで、このサイトでは塾が抱える課題別に、おすすめの塾システムを解説します。
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効率的な経営改善や保護者対応、そして競争が激しいエリアでの差別化が、成功のカギとなります。しかし、塾システムの選択次第でその効果が大きく変わることをご存じでしょうか?塾の運営形態や目標に合わせて、最適なシステムを導入することで、運営がスムーズになるだけでなく、集客や生徒の満足度向上に寄与します。
「経営改善を図りたい多教室展開の学習塾」、「保護者対応に力を入れたい進学塾」、そして「競争が激しいエリアで差別化を図りたい塾」という3つの異なる課題に対応した、おすすめの塾システムを紹介します。
塾の運営に特化した機能を多く搭載しているGrow。生徒の情報や授業スケジュール、入金請求管理などもすべてシステム内で賄うことができ、業務効率の向上につなげられます。
これまでの運営データをもとに、季節ごとの講習会なども自動でスケジューリングしてくれるため、手動で行う手間を大幅に削減。運営に関するデータ管理はすべてGrowに任せて、生徒や保護者とのコミュニケーションに時間を多く割くことができます。
複数の教室の運営状況を可視化できるため、本部側でそれぞれの塾に適切な運営方法を支援。収益状態を合わせて把握することにより、塾全体の運営効率向上に繋げることができます。
また広告効果を分析できるシステムも搭載されているため、地域ごとの費用対効果を追うことができ、集客のためのツールとしても活用可能です。
保護者とのコミュニケーションツールとしても活躍してます
生徒の情報が分散してしまい、情報の可視化が難しい状態に。保護者とのコミュニケーションも不十分になり、通塾に関する状況把握が遅れることもありました。
ExGrowを導入したことで、生徒の情報をすべてまとめて可視化。保護者とのコミュニケーションツールとしても活用できるため、遅刻する生徒も減少しました。アプリを通じて、授業時間を配信できるのも便利です。
充実したサポートで安心!
他社を使用していた時には、マニュアルに記載以外の相談をした時に、すぐに対応できない等の回答でした。しかし「ExGrowシステム」のサポート体制は、システム面だけでなく運用面からもサポートしていただけるので安心です。
スタッフが本来の業務へ!
「ExGrowシステム」を使用することで、一元管理ができ、作業の効率化が図れました。事務作業に携わるスタッフが減少でき、それぞれが本来の業務を行う事が出来るようになりました。
保護者へのお知らせや、指導報告書の既読・返信率を分析する機能を搭載。期間を設定したり、生徒ごとに状況を比較することができます。分析結果を用いて、保護者への適切なフォローができるため、生徒の退塾を防ぐことにもつながります。
また教室ごとの指導報告やお知らせの配信も可能。複数の教室を運営している塾であれば、それぞれの教室の傾向や分析し、今後の運営にも役立てられます。
定期テストだけでなく、内申点や外部模試の成績推移を表・グラフで管理することが可能。生徒ごとの成績はもちろん、学校ごとの成績も把握できるため、保護者との面談ツールとしても活用できます。
成績回収もすべてシステム内で完結でき、これまで蓄積された情報をもとに、保護者に教育状況を共有。保護者と生徒の意見をすり合わせることで、今後の学習目標の設定をする際の参考データにもなります。
保護者との信頼関係も深まりました
塾の授業報告が保護者に適切に伝わらず、信頼感が低下している状態でした。Comiru導入により報告がスムーズになり、成績も客観的に伝達可能に。信頼関係を強化し、業務負担も軽減しました。
事務作業のコスト削減にも繋げられました
5年間使用していたシステムでは、教室の拡大に伴い請求の複雑化や保護者とのコミュニケーションに課題が発生。手渡しや郵送による負担も大きくなっていました。Comiruを導入し、請求や連絡を一元化したことで事務作業のコストが大幅に削減され、保護者とのコミュニケーションも迅速化しました。
保護者とのやり取りも請求業務も一元化できました
保護者との連絡が円滑でなく、緊急時の連絡が半数届かない状況や、お便りの封筒配布が続いていました。また、請求業務も手動で管理していたため、手間が大幅に増える状態に。
Comiru導入後は、お知らせ機能で保護者とのコミュニケーションがスムーズになり、レスポンスも増加。請求業務もWEBで完結できるようになり、業務の工数が大幅に削減されました。
V-Codeは「マインクラフト®」の教育版をもとにしたデジタル教材になっており、プログラミングを楽しく学べるシステムです。
ストーリー性のあるカリキュラムが採用されており、東京大学の学術指導を受けた内容を導入。自立学習型テキストのため、プログラミングに関する専門知識が無い講師でも、カリキュラムを通じて指導が可能です。
集客システムとして、問い合わせ管理機能を搭載。これまでの問い合わせや入塾テストなどデータを一元管理し、条件に応じて自動で抽出が可能。
DMの問い合わせ管理や、入退会者一覧といったデータも出力をすることができ、塾運営における分析や営業ツールとしても活用できます。
専門知識がなくても授業を進行できるようになりました
元々オリジナル教材でプログラミングの授業を行っていましたが、担当教師が異動に。後任に専門知識を持つ教員がいなかったため、代わりの授業をどうすべきかという問題が発生しました。
そこでV-codeのお話をいただき導入することに。専門知識がない教員でも授業ができるようになり、体系的なプログラミング教育ができるようになりました。生徒からも好評でスムーズに進行ができています。
英語力とプログラミングを同時に習得できる環境を作りました
イマージョン教育を行う中で、プログラミングや倫理的思考を英語で習得するためのカリキュラムが不足。英語を使いつつ、専門的なスキルを習得する方法を探していました。
V-codeを導入し、英語で学べるプログラミング環境を整備。ネイティブ教師による授業で、生徒の英語力とプログラミングの習得を同時に促進することができました。
基本機能が豊富でサポートもばっちり
ExGrowは、塾の運営・経営に必要な基本機能が豊富に搭載されているシステムです。365日24時間のサポート体制なので安心して利用できます。
費用面で利用しやすい塾システム
wagacoは、初期費用・月額使用料・更新費用などが無料の塾システムです。パソコンが苦手な人にもわかりやすい高い操作性で、塾と保護者の距離を縮めます。
塾運営を多角的にサポート
塾運営だけでなく受講管理や入金管理なども行えます。他にもLesson-Linkと連携することでオンラインレッスンにも対応できるので、多角的に塾運営をサポートします。
各教室の状態が一目でわかる「成長」を支えるシステム
パソコンとネット環境があればすぐに利用できる手軽さと事務作業の時間を大幅カットし、塾運営に関わる業務効率を大幅にアップすることができるシステムです。
30名~30000名の塾に対応した「稼ぐ」システム
現場主義・管理者目線でありながら、保護者目線で作られた塾システムです。日々の生徒の情報をクラウドサーバー上で一元化できるため、生徒情報の引き継ぎが簡単にできます。
生徒の募集や定着についてもサポート
スクール業務管理は、塾業務の効率化をサポートする目的だけでなく、生徒の新規獲得や生徒のモチベーションアップに関するサポートも行えるシステムです。
柔軟なカスタマイズ性を誇るシステム
TechnoSMSは、塾の運営や管理に必要な機能をカバーしつつ、自社開発なので各塾にあわせて柔軟にカスタマイズすることができるスクール特化型のシステムです。
シンプルで安価な入退室システム
AcademicManagerは、生徒が入退室したタイミングで保護者へメール配信ができるほか、メールの一括送信や出席管理の機能を安価で利用できるソフトです。
成績管理から塾の経営まで幅広くカバー
クラウド学習塾システムは、塾運営に必要な成績管理や指導履歴の管理をweb上で行えるほか、割引などで煩雑な請求業務もスムーズに行える塾システムです。
オーダーメイドで塾に合わせたシステム
塾運営で必要な機能だけでなく、各塾にとって必要な機能をオーダーメイドで開発してもらうことができます。どのシステムも物足りない…と思っている人におすすめです。
複雑な時間割も簡単に作成できる
複数の教室を有する塾でも全教室を一元管理することができるので、生徒一人一人のスタイルにあわせた時間割を簡単に作成することができます。帳票などの出力も簡単にできます。
60人規模で月に10万円程のコストカットが実現
recoでは、指導中の事務作業を削減し、業務効率をアップさせます。さらに講師同士が持つ情報を全て見える可して管理することも可能なので、保護者の満足度もアップできます。
写真付きの入退室記録を保護者に自動通知できる
入退室管理システム入退くんは、生徒の入退室記録を顔写真付きで通知をします。さらに塾スタッフのタイムカードとしても使用することができるので、勤怠管理も効率化できます。
塾の運営に関する全ての情報を一元管理
講師それぞれが持っている情報も一元管理することができますので、保護者からの問い合わせにもスムーズに対応することが可能です。成績管理や入退室メールにも対応しています。
複数スクールのスケジュール管理も簡単
複数の校舎を有する塾の場合、各校舎のスケジュール管理や社員、アルバイトのシフト管理などが煩雑になりがちですが、ジュクスルならすべて一括管理をすることができます。
ICT教育にも対応し、業務効率化を推進
通常業務を30%短縮することができるので、塾の運営・経営に関する業務の効率化が図れるツールです。ICT教育にも対応しており、オリジナル講座も簡単に生成できます。
業務の効率化と保護者に喜ばれる教室作り
レッスンの欠席や振替などをWeb上から簡単にできるため、欠席連絡を受ける業務を削減し、伝達ミスなどを防げます。保護者も少しの手間で連絡・振替ができるので便利です。
生徒情報の管理やメール配信などにも対応
生徒の成績管理や兄弟姉妹等の管理、バックアップなどのシステム管理などが行えるシステムです。オプションでメールの個別配信・一括配信などの管理を行うこともできます。
講師が授業や生徒に専念できる塾システム
授業以外にも指導報告書や日報といった事務作業に時間を取られてしまう状況を打破し、講師が本来の「授業」や「生徒」に専念できる環境作りをサポートするシステムです。
塾運営から保護者アンケートまで幅広く対応
複数の教室の情報を一元管理できるほか、保護者の満足度やニーズをリサーチできる「アンケート機能」にも対応しています。ポイント機能で生徒のモチベーションアップも可能です。
塾システムとは、塾の運営に関わる「生徒の管理」や「出欠席の管理」、「指導報告書などの作成」など、さまざまな業務の効率化をするために導入するシステムです。
最近では保護者とのコミュニケーションを円滑にできるような機能が搭載されていたり、保護者側が使いやすいシステムも求められています。
授業に事務作業に保護者対応…と業務に追われる講師の働き方を改善できる塾システムは、生徒や保護者に還元できる時間が増えることで売上の向上にもつながります。
また、業務が効率化することで、物理的にスタッフの業務負担が減るだけでなく、精神的にも楽にすることができるため、作業のミスを削減したり働きやすい環境により講師の定着率をあげ、離職率を減らすことにも繋げられます。
講師が働きやすく、授業の質や保護者対応の質も上がることで、生徒や保護者の満足度もアップすることができます。
そのため、これからの塾経営には「塾システム」が必要不可欠であるといえます。
カリキュラムの作成や指導管理、各種進捗状況管理、各種制作物の作成など、システムの導入によって簡素化できることが求められています。これにより、講師の業務負担を軽減することができ、本来の業務に専念できます。
保護者が安心して塾に通わせることができるよう、入退室管理や保護者からの問い合わせ、相談といった「コミュニケーションが円滑にできる機能」も求められています。コミュニケーションが上手くいかないと退塾につながってしまいます。
塾運営では請求や集金、入金管理も煩雑です。兄弟姉妹割引や短期講習の申し込みなどが増えると、これらの業務の負担が大きくなります。そこで、塾システムで生徒情報と一緒に一元管理することで業務負担が大幅に削減できます。
CRM(顧客管理)機能は、塾の生徒情報を蓄積しつつ、適切に管理することで地域性に合わせた営業活動を行うことができます。これにより、新規受講生の獲得など売上アップに繋げていくことが可能となります。
塾の運営にはさまざまなスタッフが関わるため、スタッフのアカウント毎にアクセス制限をかけることで、生徒の個人情報や、塾の運営に関する情報を適切に守ることができます。
新しく塾システムを導入した場合、使い方などで不明点が出た場合にすぐに電話で聞けることはとても重要です。多くの企業がメールでのサポートとなるので、より的確に短時間で解決できる「電話サポート」を重視しましょう。
日々の業務で忙しい中、システムに関して問い合わせをしたくても、電話をかける時間が取れない場合もあります。そんな時に便利な「メールサポート」があることもとても重要です。
塾システムは、日々生徒や受講生のニーズの変化にあわせて対応をしていく必要があります。また、セキュリティ面でも日々進化していくことが求められています。適切なタイミングでソフトウェアアップデートができることも大切です。
保護者や生徒のほとんどがスマートフォンを持っている時代になっているので、塾システム自体も、パソコンだけでなくスマートフォンなどのマルチデバイスに対応している必要があります。
大手の予備校・塾に限らなくとも、自社で独自の塾システムを開発するという方もいらっしゃいます。既存システムの導入と、自社開発にはそれぞれメリットとデメリットがあります。それを踏まえた上で、システムを自社開発するか、既存システムを導入するかを検討してみましょう。
塾システムを自社開発するメリットとしては、下記のようなものが挙げられます。
自社独自のシステムを構築することになるため、何といっても今のやり方にあわせてシステムを構築できるというのが大きなメリットといえるでしょう。特に長い間、塾を経営されている方にとってはこれまでのやり方を変えるのは大変でしょうし、なるべく自分たちにあったシステムを作りたいと思われるのは当然のことかもしれません。
一方で、塾システムを自社開発するには、下記のようなデメリットがあります。
システムは、作って終わりというものではありません。変化する外部環境にあわせて、システム自体を更新していかなければいけませんし、エラーが発生したら細かく修正しなければいけません。外部のシステム会社に運用を委託するにしても、社内にシステム管理者を置くにしても、コストが発生してくるものであるというのは念頭に置いておきましょう。
また、何よりも既存システムの導入に比べて大きなコストがかかります。自社開発は、すなわちオーダーメイドですから、既存システムではそこまで必要ない「設計」の部分に莫大なお金と時間を必要とします。
塾システムを自社開発した場合のメリット・デメリットについて確認しましたが、システムの自社開発は資金に余裕のある企業さんでないと厳しいかもしれない内容でした。仮に開発費用が用意できたとしても、運用に対してもお金・時間・人的コストが必要となります。
既存システムの流用・導入であれば、導入費用を安く抑えることもできますし、その後のフォローをしてくださる会社さんがほとんどです。また、システムによっては塾のやり方にあわせて機能をカスタマイズできるものもあるので、やり方にこだわりのある機能についてはシステム会社にも相談してみましょう。
メリット
塾システムを導入することで、授業以外の各種事務作業を簡素化でき、スタッフの業務効率をアップさせることができます。さらに保護者とのコミュニケーションや社内でのコミュニケーションを円滑にできるメリットもあります。生徒情報を蓄積することで受講生を新規で獲得したり、授業の質をアップさせることが可能です。
デメリット
塾に合ったシステムの開発を行うための初期費用がかなり高くなる場合もあります。システム開発までしなくても、既存のシステムを導入する場合は、ランニングコストがかかるものもありますので、必要な機能とコストのバランスがよいものを選ぶ必要があります。
塾システムを提供している会社により流れは異なりますが、一般的な塾システム導入までの流れについてご紹介します。
無料トライアルのタイミングについては、各システムによって異なりますが、契約前に実際のシステムを使用できることで、運用開始後のイメージも付きやすくなります。
ここでは、塾システムの導入事例を紹介します。塾システムにはいろいろな言い方がありますが、生徒管理システムもその一つであり、提供している機能などに大きな違いはありません。
ある塾では、複数の教室展開後に5教室展開後に退塾率が1%未満から2%以上に悪化しました。調査により、原因は講師とスタッフの業務過多による生徒及び保護者とのコミュニケーション不足であることが判明。生徒数の増加により、講師とスタッフは教務に追われていたのです。
生徒管理システムの導入により、塾の運営が劇的に改善されました。電話対応やお知らせ配信の業務が大幅に削減され、教室長や講師の時間が解放されました。これにより、再び生徒や保護者とのコミュニケーションに注力できるようになり、退塾率の低下と保護者満足度の向上に繋がりました。また、運営データの蓄積が、塾の運営改善に貴重な資産となっています。
ある塾では、全ての運営情報を紙で管理しており、これが大きな課題となっていました。紙フォーマットの大量印刷には多額のコストがかかり、本部・講師・生徒間のコミュニケーションがスムーズに行われず、入塾検討中の会員への適切な情報提供も難しい状況でした。紙ベースの管理は、生徒とのマッチング作業や請求書の封入作業など、事務業務の効率を著しく低下させていました。
システムの導入したことで、塾の運営が大幅に効率化されました。特に、カスタマーポータルを利用した請求書や授業報告書のデジタル共有が、紙の使用量を大幅に削減し、事務職員の作業工数を約3分の1に減少させました。また、本部・講師・生徒間のコミュニケーション不足も解消され、問い合わせ対応のデジタル化によりコミュニケーションの活発化を実現しました。生徒と講師のマッチングもデータベース化され、以前に比べてスムーズに実施できるようになりました。
他の塾にはない付加価値サービスの提供と生徒管理のオンライン化を目指していました。約1000人の生徒を抱える塾として、保護者や生徒にとってより便利で安心感のあるサービスを提供したいと考えていました。
塾向け管理システムを導入した結果、入退室メールの自動送信サービスが保護者から高評価を受けました。このシステムにより、保護者は安心して子どもを通塾させることができ、「安心して通塾させることができる」という声が増加。また、生徒のテスト結果や指導内容をオンラインの指導報告書に記載することで、保護者へのフィードバックが以前にも増して確実になりました。
学習塾の運営において、生徒管理システムの導入は、コミュニケーションの改善、紙の使用量の削減、そして他塾との差別化まで実現しうる鍵となります。これらの導入事例は、塾の運営を効率化し、同時に生徒・保護者満足度の向上が同時に目指すことのできるシステムだということを示す有効な例だと言えるでしょう。
経済産業省による「中小企業生産性革命推進事業」の特別創設枠として常勤社員が100名以下の学習塾に関しても補助金を受けることができるようになりました。
補助率も3分の2から4分の3へ拡充されることで、塾システムの導入時の負担を大幅に軽減することができます。
IT導入補助金を申請、受け取る為には、「IT導入支援事業者」と契約をする必要があります。
そのため、これを機に塾システムの導入を検討している場合は、導入したい塾システムを提供している会社が「IT導入支援事業者」であるかを確認することが大切です。
少子高齢化による生徒数減少に加え、社会情勢による生活スタイルの変化を受けて競争の激化が避けられない塾経営。経営を維持していくために、費用面を盤石にするべく赤字を防ぐ必要があります。コスト管理や業務効率化、生徒数確保といった点も重要な鍵。ここでは運営のIT化や効率化のためのツール、塾経営者・運営者のための課題について解説しています。スタッフが「教える」に集中できる環境整備に必要なことや経営の課題を把握しましょう。
現在、塾経営に関しては同業他社による競争が激しい状態です。また、昨今の少子化をはじめとして、塾経営には数多くの課題も見られます。実際にはどのような問題が発生しているのか、塾経営でありがちな失敗例を具体的にまとめてみました。
塾の仕事は現場での生徒指導だけでは終わりません。しかし、講師の負担が増えてしまうと、肝心の生徒指導に割く時間が減ってしまう怖れもあります。単純作業などの業務をIT化することで、効率的な塾運営を目指してみてはいかがでしょうか。
塾経営の成功を左右するのは「集客」です。どれほどしっかりした教育方針や講師を揃えても生徒がいなければ、経営が成り立ちません。
塾の安定した経営に効果的な集客方法や、その後の品質保持の大切さについてまとめています。
塾システムの導入方法には購入、リース、月額制の3つの方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。支払い方法や契約も異なり、経費で処理するのであれば税金にも影響するため、正しい理解が必要です。