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授業に関する基本情報をシステム上で入力できます。システムによっては複数人分の指導報告書において、共通部分をまとめて作成することができる場合もあります。テンプレートなどを使用することによって、手間がかかる報告書作成を手軽に行うことができるようになります。
作成した指導報告書を専用の画面で作成し、そのまま保護者に送信ができるので非常にスムーズです。送信作業にかかっていた時間と手間を軽減することができます。
塾システムによっては、指導報告書作成をスマホで行えるものもあります。パソコンの前に座らないと作成できないとなると、アルバイトの講師にとってはより負担に感じることがあるかもしれませんが、スマホなら楽々入力。アルバイト講師が作成した報告書を塾長が確認するような流れを作ることで質の高い報告書を作成できるでしょう。
これまで手書きで作成していた指導報告書をシステム上で作成できるようになると、講師の負担を軽減することが可能に。毎回入力する項目については、定型文や選択式にすることによってスピーディーな入力が可能になります。入力の間違いも防ぐことができますし、講師間の引き継ぎもスムーズに行うことができるでしょう。残業時間を減らせる可能性もあります。
手書きの報告書の場合には作成者によってその質がばらつきがちですが、テンプレートや選択式の入力方法を採用することによって一定の質の報告書作成することが可能になります。入力漏れも防げるため、後から入力のし直しなどを行うこともありません。
塾で指導報告書を作成するにあたって、講師と生徒の両者に大きなメリットがあります。ここでは具体的なメリットを見ていきましょう。
指導報告書を作成するメリットとして、生徒に指導した内容・進捗状況・与えた宿題などを記録として残せるという点です。複数の生徒を担当していると、生徒ごとの学習状況などを把握するのが非常に難しくなるでしょう。指導報告書を作成しておけば、学習状況などを一目でチェックしやすくなり、生徒一人ひとりに合わせた授業に役立ちます。もし指導報告書を作成していなければ生徒に進捗状況を確認しなければならない場合も多く、生徒を不安にさせる要因になりかねません。生徒を安心させるためにも指導報告書を活用すると良いでしょう。
毎回同じ講師が授業を行えば、問題ないかもしれません。しかし講師の体調不良などで急遽別の講師が授業を受け持つ場合もあるでしょう。そうなった場合、生徒の情報や授業の進捗状況などが何も分らない状態では代役の講師も不安になってしまいます。
しかし指導報告書があれば生徒一人ひとりの学習状況や前回の授業内容などを簡単に確認可能です。そのため授業の引継ぎもスムーズに運び、代役の講師も不安なく授業を担当できるでしょう。
また指導報告書では生徒の学習状況だけを記すわけではありません。生徒のメンタル面についても記載することができるので、生徒の些細な変化にも敏感に気が付きやすくなるでしょう。「授業への集中力が欠けている様子あり」「徐々に難易度の高い問題が解けるようになっている」などの状況を記載していれば、生徒の状況に合った対応ができます。授業の難易度を上げる、三者面談・個人面談などを実施するといった対策が講じられるのです。細かな対策を早めに打つことで、問題が大きくなるのを防げるでしょう。生徒の状況に合った授業につながるといった効果も期待できます。
指導報告書を作成することで、保護者への報告書としても役立つでしょう。塾によって異なってきますが、生徒の進路や学習状況を確認するために保護者・生徒・講師の三者面談を行うケースもあります。三者面談で詳しい内容を伝えるためにも得意科目・苦手科目・テストの点数などを把握することは非常に大切です。しっかりと近況を保護者に伝えれば、三社が納得した形の進路決定につながるでしょう。つまり指導報告書は進路を決定するための判断材料としても活用できるツールとなるので、しっかりと正確な内容を記す必要があります。
塾の運営を効率化させるには、塾システムの導入がおすすめです。しかし、初めての導入ではどのシステムを選んだらいいか悩む方も多いでしょう。ここでは、はじめて塾システムを導入する際に押さえておきたいポイントを紹介します。
最初に考慮すべきは初期費用です。初めてのシステム導入では、費用が高いと躊躇してしまうこともありますが、初期費用が無料または低額のシステムを選ぶと導入のハードルが下がります。
特に、初期費用が無料のシステムは導入リスクを抑えられます。無料だからといって必ずしも機能が劣るわけではないので、コストを抑えつつ最適なシステムを探しましょう。
次に、無料トライアルがあるかどうかを確認しましょう。システムは多機能であっても、実際に使いやすくなければ効果が期待できません。無料トライアル期間中にシステムの操作性や使い勝手を確認することで、自分の塾に合っているかどうかを見極めることができます。
特に、講師や事務スタッフが使いこなせるかどうかが重要です。使いにくいシステムは、運用の負担を増やしてしまう可能性があるため、トライアルを通じて十分に確認することが大切です。
塾システムを選ぶ際、基本機能の充実度も大きなポイントです。塾運営に必要な業務は多岐にわたりますが、授業のスケジュール管理や成績の管理、出席確認といった日常業務を効率化するためには、基本機能がしっかりしているシステムを選びましょう。
基本機能が充実しているシステムを導入することで、追加の機能を後から購入する必要が減り、余計なコストを抑えることが可能です。塾のニーズに合った機能を事前にチェックしておくと安心です。
塾で取り扱う生徒や保護者の情報は機密性が高いため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことが不可欠です。不正アクセスや情報漏えいを防ぐため、データの暗号化、パスワード管理、定期的なバックアップ機能など、セキュリティ面で信頼できるシステムを選びましょう。
特にクラウドベースのシステムでは、データ保護と復旧の仕組みがしっかりしているかどうかも重要です。生徒の個人情報を安全に守るためにも、セキュリティ対策が整ったシステムを選ぶことがマストです。
はじめての導入では、システム操作やトラブル対応で不安を感じることが多いでしょう。そこで、サポート体制が整っているかどうかも確認すべき重要なポイントです。導入後にトラブルが発生した際、迅速にサポートが受けられる体制があれば、安心してシステムを活用することができます。
また、サポートが充実していると、システムの最適な使い方や運用のアドバイスも受けられるため、システムを効果的に活用できるようになります。導入後も安心して運用を進められるため、サポート体制はしっかりチェックしておきましょう。
塾システムにおける指導報告書ができること、そして導入するメリットについてご紹介しました。講師の負担を減らしながらも質の高い報告書が作成できるため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。