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塾システムにおける指導報告書機能とは

指導報告書機能でできること

授業内容の入力

授業に関する基本情報をシステム上で入力できます。システムによっては複数人分の指導報告書において、共通部分をまとめて作成することができる場合もあります。テンプレートなどを使用することによって、手間がかかる報告書作成を手軽に行うことができるようになります。

保護者への送付

作成した指導報告書を専用の画面で作成し、そのまま保護者に送信ができるので非常にスムーズです。送信作業にかかっていた時間と手間を軽減することができます。

スマホで入力できるシステムも

塾システムによっては、指導報告書作成をスマホで行えるものもあります。パソコンの前に座らないと作成できないとなると、アルバイトの講師にとってはより負担に感じることがあるかもしれませんが、スマホなら楽々入力。アルバイト講師が作成した報告書を塾長が確認するような流れを作ることで質の高い報告書を作成できるでしょう。

導入するメリット

業務の負担を軽減できる

これまで手書きで作成していた指導報告書をシステム上で作成できるようになると、講師の負担を軽減することが可能に。毎回入力する項目については、定型文や選択式にすることによってスピーディーな入力が可能になります。入力の間違いも防ぐことができますし、講師間の引き継ぎもスムーズに行うことができるでしょう。残業時間を減らせる可能性もあります。

質の高い報告書の作成が可能

手書きの報告書の場合には作成者によってその質がばらつきがちですが、テンプレートや選択式の入力方法を採用することによって一定の質の報告書作成することが可能になります。入力漏れも防げるため、後から入力のし直しなどを行うこともありません。

そもそも塾で指導報告書を作成するメリットとは?

塾で指導報告書を作成するにあたって、講師と生徒の両者に大きなメリットがあります。ここでは具体的なメリットを見ていきましょう。

講師が備忘録として活用できる

指導報告書を作成するメリットとして、生徒に指導した内容・進捗状況・与えた宿題などを記録として残せるという点です。複数の生徒を担当していると、生徒ごとの学習状況などを把握するのが非常に難しくなるでしょう。指導報告書を作成しておけば、学習状況などを一目でチェックしやすくなり、生徒一人ひとりに合わせた授業に役立ちます。もし指導報告書を作成していなければ生徒に進捗状況を確認しなければならない場合も多く、生徒を不安にさせる要因になりかねません。生徒を安心させるためにも指導報告書を活用すると良いでしょう。

講師が変わる時の引き継ぎ書として利用できる

毎回同じ講師が授業を行えば、問題ないかもしれません。しかし講師の体調不良などで急遽別の講師が授業を受け持つ場合もあるでしょう。そうなった場合、生徒の情報や授業の進捗状況などが何も分らない状態では代役の講師も不安になってしまいます。

しかし指導報告書があれば生徒一人ひとりの学習状況や前回の授業内容などを簡単に確認可能です。そのため授業の引継ぎもスムーズに運び、代役の講師も不安なく授業を担当できるでしょう。

生徒の変化に気付きやすくなり対策を打ちやすい

また指導報告書では生徒の学習状況だけを記すわけではありません。生徒のメンタル面についても記載することができるので、生徒の些細な変化にも敏感に気が付きやすくなるでしょう。「授業への集中力が欠けている様子あり」「徐々に難易度の高い問題が解けるようになっている」などの状況を記載していれば、生徒の状況に合った対応ができます。授業の難易度を上げる、三者面談・個人面談などを実施するといった対策が講じられるのです。細かな対策を早めに打つことで、問題が大きくなるのを防げるでしょう。生徒の状況に合った授業につながるといった効果も期待できます。

保護者への報告書になる

指導報告書を作成することで、保護者への報告書としても役立つでしょう。塾によって異なってきますが、生徒の進路や学習状況を確認するために保護者・生徒・講師の三者面談を行うケースもあります。三者面談で詳しい内容を伝えるためにも得意科目・苦手科目・テストの点数などを把握することは非常に大切です。しっかりと近況を保護者に伝えれば、三社が納得した形の進路決定につながるでしょう。つまり指導報告書は進路を決定するための判断材料としても活用できるツールとなるので、しっかりと正確な内容を記す必要があります。

まとめ

塾システムにおける指導報告書ができること、そして導入するメリットについてご紹介しました。講師の負担を減らしながらも質の高い報告書が作成できるため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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