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プランや機能によって様々な送信方法がありますが、生徒が教室へ入室した際にカードリーダーへカードをかざすと保護者へ入室した旨の連絡が自動的に送信されます。また帰る際にも保護者へ退室の連絡が行きますので、帰宅時間の予想など保護者の心配を解消できるようになります。
保護者や生徒へのお知らせメールだけでなく、講師への業務連絡も行える一斉送信機能が使用可能です。臨時の連絡や一斉同報メールの送信もあっという間に行えます。自然災害などで休校する場合や、模擬試験のおしらせなど確実に全保護者や生徒に周知できるほか、保護者毎や生徒ごと、個別の講師へのメール送信も可能です。
よく使うメールテンプレートを事前に登録しておける機能もあり、メール作成にかかる時間を削減します。一斉送信機能と共に使用することによって、緊急時の一斉メール送信の際にも素早い対応が可能でしょう。
これまで、保護者への連絡は連絡網を使用したり、印刷物を配布したりといった方法が一般的でしたが、連絡網では途中で連絡が途切れてしまったり、伝言ゲームのごとく誤った情報が流れてしまうといった心配も。一斉メール機能であればそのような心配もなく、こちらが発信したままの情報を届けられるようになります。
入退室機能と連携させることにより、子どもが塾に行ったか、いつ帰ってくるのかと不安になる保護者の気持ちを軽減できます。
メール機能を使用することによって印刷物を作成する手間やコスト削減できる上、情報を簡単に確実に保護者や生徒へ伝えられるようになります。
保護者へお知らせを行う場合、今までは印刷物を用いて配布したり連絡網を用いたり、あるいは個別に連絡をする必要がありました。また、連絡に伴い印刷物を作成する業務や緊急連絡が全員に行き届いたかを確認するといった作業も付加的に発生しており、生徒数が多いほどかかる時間も膨大に。
情報の伝達スピードがどんどん加速している時代ですので、必要な情報を適切な相手に確実性をもって伝える手段を用意しておくべき。伝達手段はいくつかありますが、運営している塾の規模や人数に合わせて、メール機能を持った塾システムも視野に入れておくと良いでしょう。