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プランや機能によって様々な送信方法がありますが、生徒が教室へ入室した際にカードリーダーへカードをかざすと保護者へ入室した旨の連絡が自動的に送信されます。また帰る際にも保護者へ退室の連絡が行きますので、帰宅時間の予想など保護者の心配を解消できるようになります。
保護者や生徒へのお知らせメールだけでなく、講師への業務連絡も行える一斉送信機能が使用可能です。臨時の連絡や一斉同報メールの送信もあっという間に行えます。自然災害などで休校する場合や、模擬試験のおしらせなど確実に全保護者や生徒に周知できるほか、保護者毎や生徒ごと、個別の講師へのメール送信も可能です。
よく使うメールテンプレートを事前に登録しておける機能もあり、メール作成にかかる時間を削減します。一斉送信機能と共に使用することによって、緊急時の一斉メール送信の際にも素早い対応が可能でしょう。
塾システムの中には送信したメールが受信した相手に開封されたのかどうか、既読チェックや開封確認を行えるものがあります。そもそも大切なメールや重要なメッセージを相手に送ったとしても、受信した人がそれをきちんと開封してチェックしてくれなければ内容を伝えることはできません。また、未開封の状態が続くようであれば改めてメールやメッセージを送信して確認を促すこともできます。
ただし、開封確認機能や既読チェック機能を利用することで相手に「監視されている」といった不快感を与えるリスクもあります。再送信する際には文言や送信方法へ配慮することも大切です。
これまで、保護者への連絡は連絡網を使用したり、印刷物を配布したりといった方法が一般的でしたが、連絡網では途中で連絡が途切れてしまったり、伝言ゲームのごとく誤った情報が流れてしまうといった心配も。一斉メール機能であればそのような心配もなく、こちらが発信したままの情報を届けられるようになります。
入退室機能と連携させることにより、子どもが塾に行ったか、いつ帰ってくるのかと不安になる保護者の気持ちを軽減できます。
メール機能を使用することによって印刷物を作成する手間やコスト削減できる上、情報を簡単に確実に保護者や生徒へ伝えられるようになります。
授業内容の補足を改めてメールで送信したり、勉強のコツや受験の豆知識をメールマガジンのように配信したり出来ます。講師が積極的に生徒へ向き合っているのだと保護者へ安心感や信頼感を伝えやすくなることもメリットです。また、授業だけでは十分な学習ができなかった生徒に対しても、改めて復習の機会を与えて習熟度の向上をサポートすることもできます。
加えて、配信メールを楽しみにしてもらえる環境を整えられれば、重要な情報やメッセージの確認漏れを防ぐことにも役立ちます。
24時間受付可能なメールを利用することで、保護者が気軽に塾へ相談できるチャンスを提供したり、あるいはクレーム対応の窓口を設けたりできることも大切です。
電話や口頭の会話では伝えたいことがまとめられなかったり、ちゃんと言葉で伝えることが難しかったりする場合でも、メールであればじっくりと言葉を考えて文章をまとめられるでしょう。保護者にとっても自分の意見を伝えやすくなることがポイントです。
逆に、塾側にとっても正しい内容を適切に伝えられる機会を作ることができます。
メール機能を使って定期的にアンケート調査を行うことで、保護者が認識している塾の現状や印象を知りやすくなります。塾を経営面・設備面などさまざまな角度から改善するためにアンケート結果を活用できることは大きなメリットです。
また、塾システムの中にはアンケート機能やアンケートのテンプレートなどを搭載しているものもあり、メール機能と併用することでアンケート調査の実施や結果の分析を効率化できるでしょう。
その他、過去のアンケート結果を比較して経営課題の改善状況をチェックすることも可能です。
保護者へお知らせを行う場合、今までは印刷物を用いて配布したり連絡網を用いたり、あるいは個別に連絡をする必要がありました。また、連絡に伴い印刷物を作成する業務や緊急連絡が全員に行き届いたかを確認するといった作業も付加的に発生しており、生徒数が多いほどかかる時間も膨大に。
情報の伝達スピードがどんどん加速している時代ですので、必要な情報を適切な相手に確実性をもって伝える手段を用意しておくべき。伝達手段はいくつかありますが、運営している塾の規模や人数に合わせて、メール機能を持った塾システムも視野に入れておくと良いでしょう。