塾システムにおける入退出管理（入退室確認）機能とは

入退室管理機能とは、塾システムに備わっていることの多い機能のひとつで、生徒の塾への入室または退室を記録するものです。生徒の入退室時間を記録し、その傾向の分析などに使えるよう管理します。生徒の滞在時間を把握でき、保護者に安心感を与えるだけでなく、塾にとっては学習管理の一環として、業務の効率化に役立つ機能です。

生徒が塾に来たこと、および、生徒が塾を出たことを、登録された保護者にリアルタイムで自動通知することができます。導入する塾システムにもよりますが、入退出のタイミングで生徒の顔写真を撮影し、写真とともに保護者へ入退出通知をするタイプもあります。

入室した時間と退室した時間を正確に管理することができるため、生徒だけではなく、講師やスタッフの勤怠管理にも活用が可能です。出勤したときと退勤したときに入退室管理機能を使えば、タイムカードの代わりになるでしょう。打刻もれや不正打刻、集計ミス、データ改ざんなどのリスクを最小限に抑えることができます。

塾システムの
指導者情報管理機能とは？
塾スタッフの勤怠管理も

生徒の入退室記録は「更新」されるのではなく「蓄積」されるため、過去にさかのぼって記録を集計・分析することができます。これにより、たとえば遅刻の多い生徒や授業ギリギリに来る生徒に対して適切な指導を行うことができたり、授業前後の自習室の活用を促したり等、各種の生徒指導に役立てることができるでしょう。

「ちゃんと塾に行っているかな？」「塾に行く途中に事故にまきこまれたりしていないかな？」等々、保護者はお子様のことが何かと気がかりになるもの。塾の入退出管理機能があれば塾に来たことが自動通知されるため、保護者の不安は払拭されます。塾への信頼度もアップすることでしょう。

塾に行っているかどうかを心配する保護者の中には、実際に塾に電話をして子供の様子を確認する人も少なくありません。その都度、スタッフが生徒の状況を確認して保護者に伝えるという作業は、塾運営の大きな支障となることもあります。入退室管理機能を導入するだけでも、塾業務は大きく効率化されることでしょう。

塾システムを導入して入退出管理を日常化することで、授業に遅れがちな生徒やサボり癖のある生徒に関する客観的なデータを収集することが可能になります。また、入塾時間が急に遅くなったり特定の曜日に遅刻しがちになったりしている生徒についても、入退出管理データを比較検討することで異変や状態の変化に気づきやすくなることは重要です。

塾のような施設は数多くの方が出入りするため、不審者が侵入するリスクが高まります。また通っているのは子供が多く、万が一不審者が侵入すれば、大きな事件に発展する恐れもあるでしょう。入退室管理システムを導入することで、入館の許可を得ていない方の侵入を防ぐことが可能です。

さらに従業員の入退室管理も徹底できるので、塾が管理している個人情報や機密情報が漏洩するリスクも抑制できるでしょう。スマホ・生体認証の入退室管理であれば、鍵の紛失や盗難といったリスク防げます。

入退室管理システムは基本的に従業員・入塾生の情報管理が行えます。塾に誰が・いつ・どのくらい滞在したかを記録でき、入退室情報を記録し保存できるシステムです。塾を運営している企業にとって情報セキュリティへの対策を講じることは非常に大切になってきます。入退室管理システムの入退室管理記録などを活用することで、情報セキュリティ対策の社内規定が制作しやすくなるでしょう。情報漏洩は塾としての信用を失墜させる要因になるため、情報漏洩リスクが抑えられるのは大きなメリットです。

基本的に塾ではスタッフが入退室をチェックし、通学していない場合には保護者に連絡などの業務を行っています。しかし日々の業務で多忙なスタッフが入退室管理をするのは、非常に大変でしょう。また安全対策のために警備員を配置するなどの対策も必要になってきます。

入退室管理システムを活用すれば、入退室管理業務に割く人件費を抑えられるでしょう。さらに警備員など外部に委託するコストなども省けます。

以上、代表的な塾システムの中から、入退出管理（入退室確認）機能についてご紹介しました。 入退出確認機能は、現代の塾にとって必須の機能と考えてください。成績を上げることや合格へ導くこと以前に、生徒の安全と保護者の安心は塾経営のベースです。経費はかかりますが、かならず導入すべき機能と考えましょう。

塾のなかには、保護者からの「子どもは塾に到着しているか」という問い合わせへの回答に時間を割かなければならないところもあります。このような場合、入退室管理機能によって一斉メール送信やLINE通知などで入室を知らせることができます。

また、遅刻や欠席の連絡を電話でおこなっていて、その対応に時間を取られている塾も、入退室管理システムを導入することで、メリットを受けられるでしょう。入退室管理システムには、遅刻・欠席連絡をオンラインでできるオプションがついたものがあります。

本サイトに掲載している塾システムの中から、入退室管理に役立つシステムを紹介します。

塾に特化したシステムで、入退室機能やメッセージ機能、生徒や教師の情報管理など塾の運営に必要な基本機能が充実。既に導入している日本全国の塾からの意見が反映されているので、機能だけでなく操作性も良好です。

ほかにも導入前に、IT導入補助金の相談が可能。システム導入後はメールだけではなく、電話でもシステムサポートを実施しています。

ExGrowはクラウドサービスとして提供されている塾システムであり、さらにクラウドは世界的に普及している「AWS（Amazon Web Service）」が使用されています。

AWSは情報セキュリティについての管理体制が強化されており、SSL暗号化通信を使用して塾に登録されている大切な生徒の個人情報を保護。データは随時バックアップサーバに保存されるので、蓄積したデータが消える可能性は低いでしょう。サーバが安定して稼働しているのも重要なポイントです。

講師が日々作成する授業日報や指導報告書といった報告書作成の手間を省ける「作成ツール」機能があります。毎回入力する部分は定型文を活用したり、入力方法を選択式にすることで効率化が図れます。講師間の引き継ぎ作業もスムーズに行えるでしょう。

wagacoにはあらかじめ登録されている保護者に対して、塾からのお知らせや連絡事項をメールで一斉送信し、情報共有をサポートしてくれるのもポイントです。

情報管理体制を構築すると、保護者への情報の伝え漏れや誤った情報伝達といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、塾と保護者とのコミュニケーションの質を向上させます。

プラチナスクールでは受講予定のレッスンを、生徒自身が事前にオンラインで予約してスケジューリングが可能。さらに当日の参加状況や入退室情報をリアルタイムで確認できるシステムです。生徒の入退室を保護者へメール通知する機能もあるため、保護者にとっても利便性や安心感を得やすくなっています。

問い合わせフォームとの連携で、問い合わせを送付した見込み客の情報をプラチナスクールへ登録ができます。登録しておくと分析を行ったり、新規生徒の獲得に向けたプロモーション活動をサポートしてくれたりと、営業ツールとして活用か可能です。

またオプション機能ごとに料金が設定できるので、状況にあわせてコストパフォーマンスの調整がしやすいシステムでしょう。

AcademicManagerでは入退室管理システムとポイント管理機能が連携しており、入室時にカードをリーダーへ通すことで入室時刻が記録されると同時にポイントが付与されます。塾に通うことでポイントを貯めていけるため、生徒にとっては楽しみながら塾へ通えるモチベーションアップへつなげられる点が強みです。

なお、付与するポイント量はシステムによって変更できます。

生徒がカードを使って部屋に入室したり退室したりすると、その情報がリアルタイム通知として保護者の元にもメールで送られます。そのため、保護者は我が子がきちんと塾に通って勉強していることを確認できるため、離れていても安心感を抱くことが可能です。

なお、各種設定は塾の方針や保護者のニーズに合わせてカスタマイズできることもポイントです。

anesta Proでは複数の拠点や支部で生徒の入退室状況を一元管理できます。本部で情報を統括することが可能です。複数の授業スケジュールや別々の校舎にまたがって共有されている情報などもまとめて統合できるため、情報マネジメントの適正化ツールとして効果的に活用することができます。また、anesta Proは生徒の成績も管理できるツールです。

システムで出席簿や座席表といったデータも作成できるため、授業スタイルや生徒の出席状況などに合わせて整合性を維持したまま使い分けられることも特徴です。

anesta Proの料金体系は導入時の初期費用に加えて、その後は生徒1人あたりの従量課金制。コストパフォーマンスを意識しながら利用メリットを追求していくことができます。

入退室管理システム入退くんは、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど様々なデバイスで利用することができます。特別なツールやデバイスを必要としないため、導入コストを抑えやすく、かつ導入が速い点がポイントです。初期費用が無料という点も見逃せません。

生徒の入退室データに関して、生徒が部屋を入退室した時に写真が自動的に撮影され、入退室記録と画像データが合わせて保存されます。また、その画像情報は保護者に対して送信されるため、別の人間が代わりに入室してごまかすといった不正も行えません。送信先もあらかじめ設定できるので家にいなくても情報を確認できます。

なお、入退室記録は自動保存で整理されるため、そのまま出欠管理データとしても利用可能です。

Kazasuは一人0.5秒ほどで入退室の時刻記録が完了します。サクサクと入退室ができるシステムになっており、混雑したときもスムーズに運営できる体制が整いやすくなるでしょう。保護者に対してもLINE・メール・アプリなどで送信を行っているため、遅れ自体が起こりにくいので保護者の安心感にも繋がります。このスピード感はKazasuの最大の特徴と言えるでしょう。

Kazasuは全国1,000団体、かつ2,000教室以上の学習塾・予備校・学童・放課後教室・各種習い事教室などに導入した実績がある入退室管理システムです。これまでに10年以上にもわたって、選ばれ続けている点も安心・信頼できるポイントになっています。これほどまでに多くの施設に導入され続けているのは、使いやすさやサポート体制などが充実している証拠ともいえるでしょう。アプリをインストールするだけなので、簡単にシステムを使用することが可能です。

※ハムステッドは旧社名。22年吸収合併のため現在はEDIONクロスベンチャーズ

School Managerの特徴は、大幅に業務を短縮できるという点です。入退室を自動で管理・記録を行い、保護者にも自動でメールを送信するシステムが搭載されています。さらに入金状況の一元管理・指導報告書の作成／送付・見込み客のリスト化・教材販売・短期講習会などの機能も取り揃えているので、集客アップにも繋がるでしょう。効率的な業務を行えるだけでなく、会社が抱えている課題の解消も図れます。

新たなシステムを導入する際、上手く活用できるかどうかが不安というケースも少なくありません。School Managerではクラス・講師の情報をヒアリングし、初期設定を実施。利用前にはレクチャーも行うため、細かな点まで使い方などの指導してくれます。また導入後には不定期に訪問し、利用状況・困っている点などを面談してサポート。カスタマーサポートも用意しているので、気軽に連絡もできます。

LogBoardの強みは、基本となる機能のほとんどが無料で使用できるという点です。生徒情報の登録をはじめ、出欠管理・授業振替管理、学習の計画、学習の記録は全て無料で使えるため、基本のシステムだけで充分であればシステムの利用料金は一切かかりません。もちろん成績情報の登録・報告書の作成・講師情報の登録（複数人での利用）・入退室メール配信などの機能はオプションで使用可能です。全ての機能を利用したとしても月々3,000円からなので、非常にリーズナブルでしょう。

LogBoardを利用したいと思えば、公式サイトより「登録してLogBoardを使う」をクリックするだけです。あとは流れに従って進むだけなので、とくに難しい手続きをする必要はありません。デモサイトをチェックすることもできるため、どのようなシステムなのかも気軽に試せるでしょう。

入退室管理システムを導入するためには、使用料金がかかるケースがほとんどです。特に開業や独立を行ってスグの場合は、システム導入にかかる費用をできる限り抑えたいと思うもの。ミマムであれば生徒30名までであれば、月額利用料金は一切かかりません。初期導入費用やサポート費用も無料なので、利用しやすいシステムと言えるでしょう。もちろん無料であっても塾運営に必要な機能は網羅しているので、塾運営をしっかりとサポートしてくれます。

入退室管理システムには生徒の個人情報が登録されています。そのためセキュリティ面も重視して選ぶことが大切です。ミマムであればAWSのクラウドサービスを取り入れており、データは随時バックアップサーバーへ二重で保存しています。さらにSSL暗号化通信を採用し、サーバーは365日・24時間体制で監視。希望に合わせて権限の設定・固定IPでのアクセス制限も実施可能です。

様々な導入メリットを期待できる塾システムの入退出管理機能ですが、本質的に導入ニーズへマッチしたシステムを見つけようと思えば最初に考えておくべき選定ポイントもあります。塾システムの比較検討を適正化してニーズに合ったシステム導入を実現できるように、以下のような点に注意しておきましょう。

そもそもどうして塾システムや入退出管理を導入したいのか、現状の課題や悩みなどを具体的にリストアップして再確認することは基本です。また、そうして得られたリスクや不十分な点についてどのような対策を講じたいのか、そのためにはどのような機能を搭載している塾システムを選ぶべきかなど、塾システムの導入ニーズを考えながら各社の製品を比較検討していくようにします。

現時点で十分な機能を備えていると思われる塾システムであっても、将来的にはより幅広い機能やサービスといったニーズの拡大が発生する可能性もあります。そのため、導入時点で必要と思われる機能についてチェックすると同時に、将来の可能性やリスクを考慮して機能の拡張性や困った時のトラブル対応といったサポート体制を確認しておくことも大切です。

また、機能拡張にかかる追加費用や手順についても確認しておき、ニーズとコストパフォーマンスのすり合わせを行うことも欠かせません。

塾システムを導入する前に必ず試験期間を設けて、実際の操作性や機能が必要とする基準を満たしているのか確認するようにしてください。

また、トライアル期間であってもきちんとしたサポート体制が構築されているか、積極的に質問して状況確認に努めるといったことも重要です。

なお、トライアル中に不満や疑問が生じれば速やかに担当者へ確認します。特にトライアル期間は一部の機能が制限されていたり、管理可能な範囲が狭かったりするため、必ず正規品とトライアルとの違いについてもあらかじめ確認した上で検討するようにしてください。

タブレットやパソコンに対応しているだけでなく、スマートフォンにも対応可能かどうかをチェックしましょう。スマホに対応していれば、保護者にとって外出先でも気軽に子供の状況をタイムリーに把握しやすくなり、より利便性が高まります。入退出管理だけでなく、授業の記録や成績結果、請求明細、セミナーなどの案内など幅広く活用することで、保護者と塾が連携を図りやすくなるでしょう。システムによってはLINEで入退室通知を受け取れることも可能です。

システムを導入する際、不安視されるのがセキュリティ体制でしょう。もしサイバー攻撃をされてしまえば、氏名や住所などの個人情報が流出してしまいます。状況によっては成績なども流出しかねません。そのため、より万全のセキュリティ体制が図れるかどうかもチェックが必要です。たとえば高い信頼度のある「AWS」のクラウドサービスを導入しているかどうか、SSL暗号化通信を利用しているかどうかなどを確認しましょう。またサーバーの監視体制はどうなっているかも大切です。

おすすめの塾システムを紹介
口コミ・評判をチェック！

都内の書道教室で入退室管理システムを導入した例です。電話やメールで退出時間の問合せがあったとき、開講時間内だとスムーズに返答できないこともありました。ですがシステムの導入により、問題点の解消に成功。家族の方への通知だけでなく、写真の撮影や一斉送信メールの機能なども便利で利用しています。入退室時のメール通知は任意で登録が可能です。

生徒の退出時間の問合せがあっても返答できないことがあった

退出が家族に通知されるため対応がスムーズになった

某学習塾では業務負担の軽減のために塾システムを導入しましたが、中でも保護者から好評なのが入退室管理機能です。特に高校生の保護者から評価を得ています。高校生にもなると親が介入できなくなってきて、塾に行ったのかどうかも把握しにくくなります。しかしシステムの導入により、子どもが塾に行ったかを把握できるようになりました。

きちんと塾に行っているか親が把握しにくかった

英語学童を開校したころに入退室管理ができるシステムを探していました。入退室の管理が簡単に行え、保護者にも一斉に画像が送付できるのは非常に魅力的です。学童の場合、学校から直接児童が来るため入室の通知は必ず必要でした。システムを導入することで保護者からも喜ばれています。画像も学童に来ている児童だけを選択できるため、手間もかかりません。

学校から直接児童が来るため入室管理が難しく、保護者も学童に行っているかどうかわからず不安だった

参照元：コミマグ

他塾にはないサービスを提供したいと考えており、保護者からも通塾時の安全対策を求められていました。そこで入退室管理ができるシステムを導入することに。ICカードを用いて入退室管理ができ、入退室メールが自動で保護者に送信されます。そのため保護者にとっては子供が塾に通っていることを一目で把握しやすくなっているようです。さらに授業料の引き落とし管理や成績管理など様々な機能があるのも嬉しいところ。

入退室の状況が把握しにくく、保護者が不安になっていた

参照元：株式会社大和コンピューター

マイページでオンライン管理したいと考えており、他社にはない魅力も打ち出したいと検討中。システムを導入することで、入退室メールの自動送信サービスが保護者から好評でした。保護者に対しても確実にフィードバックできるようになっています。

マイページでオンライン管理したいと考えていました

参照元：合同会社CROP