塾システムにおける入退出管理（入退室確認）機能とは

入退室管理機能とは、塾システムに備わっていることの多い機能のひとつで、生徒の塾への入室または退室を記録するものです。生徒の入退室時間を記録し、その傾向の分析などに使えるよう管理します。生徒の滞在時間を把握でき、保護者に安心感を与えるだけでなく、塾にとっては学習管理の一環として、業務の効率化に役立つ機能です。

生徒が塾に来たこと、および、生徒が塾を出たことを、登録された保護者にリアルタイムで自動通知することができます。導入する塾システムにもよりますが、入退出のタイミングで生徒の顔写真を撮影し、写真とともに保護者へ入退出通知をするタイプもあります。

入室した時間と退室した時間を正確に管理することができるため、生徒だけではなく、講師やスタッフの勤怠管理にも活用が可能です。出勤したときと退勤したときに入退室管理機能を使えば、タイムカードの代わりになるでしょう。打刻もれや不正打刻、集計ミス、データ改ざんなどのリスクを最小限に抑えることができます。

塾システムの
指導者情報管理機能とは？
塾スタッフの勤怠管理も

生徒の入退室記録は「更新」されるのではなく「蓄積」されるため、過去にさかのぼって記録を集計・分析することができます。これにより、たとえば遅刻の多い生徒や授業ギリギリに来る生徒に対して適切な指導を行うことができたり、授業前後の自習室の活用を促したり等、各種の生徒指導に役立てることができるでしょう。

「ちゃんと塾に行っているかな？」「塾に行く途中に事故にまきこまれたりしていないかな？」等々、保護者はお子様のことが何かと気がかりになるもの。塾の入退出管理機能があれば塾に来たことが自動通知されるため、保護者の不安は払拭されます。塾への信頼度もアップすることでしょう。

塾に行っているかどうかを心配する保護者の中には、実際に塾に電話をして子供の様子を確認する人も少なくありません。その都度、スタッフが生徒の状況を確認して保護者に伝えるという作業は、塾運営の大きな支障となることもあります。入退室管理機能を導入するだけでも、塾業務は大きく効率化されることでしょう。

塾システムを導入して入退出管理を日常化することで、授業に遅れがちな生徒やサボり癖のある生徒に関する客観的なデータを収集することが可能になります。また、入塾時間が急に遅くなったり特定の曜日に遅刻しがちになったりしている生徒についても、入退出管理データを比較検討することで異変や状態の変化に気づきやすくなることは重要です。

塾のような施設は数多くの方が出入りするため、不審者が侵入するリスクが高まります。また通っているのは子供が多く、万が一不審者が侵入すれば、大きな事件に発展する恐れもあるでしょう。入退室管理システムを導入することで、入館の許可を得ていない方の侵入を防ぐことが可能です。

さらに従業員の入退室管理も徹底できるので、塾が管理している個人情報や機密情報が漏洩するリスクも抑制できるでしょう。スマホ・生体認証の入退室管理であれば、鍵の紛失や盗難といったリスク防げます。

入退室管理システムは基本的に従業員・入塾生の情報管理が行えます。塾に誰が・いつ・どのくらい滞在したかを記録でき、入退室情報を記録し保存できるシステムです。塾を運営している企業にとって情報セキュリティへの対策を講じることは非常に大切になってきます。入退室管理システムの入退室管理記録などを活用することで、情報セキュリティ対策の社内規定が制作しやすくなるでしょう。情報漏洩は塾としての信用を失墜させる要因になるため、情報漏洩リスクが抑えられるのは大きなメリットです。

基本的に塾ではスタッフが入退室をチェックし、通学していない場合には保護者に連絡などの業務を行っています。しかし日々の業務で多忙なスタッフが入退室管理をするのは、非常に大変でしょう。また安全対策のために警備員を配置するなどの対策も必要になってきます。

入退室管理システムを活用すれば、入退室管理業務に割く人件費を抑えられるでしょう。さらに警備員など外部に委託するコストなども省けます。

以上、代表的な塾システムの中から、入退出管理（入退室確認）機能についてご紹介しました。 入退出確認機能は、現代の塾にとって必須の機能と考えてください。成績を上げることや合格へ導くこと以前に、生徒の安全と保護者の安心は塾経営のベースです。経費はかかりますが、かならず導入すべき機能と考えましょう。

塾のなかには、保護者からの「子どもは塾に到着しているか」という問い合わせへの回答に時間を割かなければならないところもあります。このような場合、入退室管理機能によって一斉メール送信やLINE通知などで入室を知らせることができます。

また、遅刻や欠席の連絡を電話でおこなっていて、その対応に時間を取られている塾も、入退室管理システムを導入することで、メリットを受けられるでしょう。入退室管理システムには、遅刻・欠席連絡をオンラインでできるオプションがついたものがあります。

googleで「塾　入退室管理システム」と検索し、3pまでに公式サイトが表示された6製品（調査実施日：2026年8月21日）と、当サイトおすすめの製品をご紹介します。

塾に特化したシステムで、入退室機能やメッセージ機能、生徒や教師の情報管理など塾の運営に必要な基本機能が充実。既に導入している日本全国の塾からの意見が反映されているので、機能だけでなく操作性も良好です。

ほかにも導入前に、IT導入補助金の相談が可能。システム導入後はメールだけではなく、電話でもシステムサポートを実施しています。

ExGrowはクラウドサービスとして提供されている塾システムであり、さらにクラウドは世界的に普及している「AWS（Amazon Web Service）」が使用されています。

AWSは情報セキュリティについての管理体制が強化されており、SSL暗号化通信を使用して塾に登録されている大切な生徒の個人情報を保護。データは随時バックアップサーバに保存されるので、蓄積したデータが消える可能性は低いでしょう。サーバが安定して稼働しているのも重要なポイントです。

アプレコEXが提供するAcademicManagerは、学習塾や教室向けの入退室管理システムです。生徒が入退室する際にカードを機器へ通したり、かざしたりすることで、入退室を記録するとともに保護者へメールを送信できます。入退室管理だけでなく、出席管理や生徒管理、ポイントの付与・管理などにも対応しており、生徒の通塾状況を把握しながら教室運営に活用できます。

AcademicManagerでは、FeliCaカード・QRカード・バーコードカード・リライトカードなど、複数のカード媒体に対応しています。教室の運用方法や生徒層などに合わせて選べるため、既存の設備や希望する運用方法に合わせやすい点が特徴です。なお、2026年8月時点で公式サイトでは新規のお問い合わせを受け付けていない旨が案内されています。

QR入退管理 ForSchoolは、生徒がQRコードをかざすだけで入退室を記録できる、学習塾・スクール向けのシステムです。入退室の情報は保護者へ自動で通知でき、メールに加えてオプションでLINE通知にも対応しています。入退室履歴のExcel出力や一斉メール、生徒管理などの機能も備えており、生徒の入退室確認に関する業務負担の軽減につなげられます。

QRコードの読み取りには、カメラ付きのPC・スマートフォン・タブレットなどを利用でき、専用のカードリーダーを新たに用意する必要はありません。アプリをインストールせずブラウザ上で利用できるのも特徴です。初期費用は0円で、生徒30人までのプランなら月額1,980円から利用可能。30日間の無料トライアルも用意されているため、小規模な塾でも導入を検討しやすいシステムです。

Kazasuは一人0.5秒ほどで入退室の時刻記録が完了します。サクサクと入退室ができるシステムになっており、混雑したときもスムーズに運営できる体制が整いやすくなるでしょう。保護者に対してもLINE・メール・アプリなどで送信を行っているため、遅れ自体が起こりにくいので保護者の安心感にも繋がります。このスピード感はKazasuの最大の特徴と言えるでしょう。

Kazasuは全国1,000団体、かつ2,000教室以上の学習塾・予備校・学童・放課後教室・各種習い事教室などに導入した実績がある入退室管理システムです。これまでに10年以上にもわたって、選ばれ続けている点も安心・信頼できるポイントになっています。これほどまでに多くの施設に導入され続けているのは、使いやすさやサポート体制などが充実している証拠ともいえるでしょう。アプリをインストールするだけなので、簡単にシステムを使用することが可能です。

入退室管理システムを導入するためには、使用料金がかかるケースがほとんどです。特に開業や独立を行ってスグの場合は、システム導入にかかる費用をできる限り抑えたいと思うもの。ミマムであれば生徒30名までであれば、月額利用料金は一切かかりません。初期導入費用やサポート費用も無料なので、利用しやすいシステムと言えるでしょう。もちろん無料であっても塾運営に必要な機能は網羅しているので、塾運営をしっかりとサポートしてくれます。

入退室管理システムには生徒の個人情報が登録されています。そのためセキュリティ面も重視して選ぶことが大切です。ミマムであればAWSのクラウドサービスを取り入れており、データは随時バックアップサーバーへ二重で保存しています。さらにSSL暗号化通信を採用し、サーバーは365日・24時間体制で監視。希望に合わせて権限の設定・固定IPでのアクセス制限も実施可能です。

Comiruの入退室管理では、教室で使用しているスマートフォンやタブレットで生徒のQRコードを読み取ることで、入室・退室を記録できます。専用端末を新たに用意する必要がなく、生徒に配布する入退室管理カードも管理画面から印刷可能です。カードを紛失した場合も再発行できるため、専用カードや読み取り機器を購入する方式と比べて導入・運用の負担を抑えやすくなっています。

生徒が入室・退室すると、その状況を保護者のスマートフォンへリアルタイムで通知できます。子どもが無事に塾へ到着したことや塾を出たことを把握しやすくなり、保護者の安心につながります。またComiruには、お知らせや指導報告、振替・欠席連絡などのコミュニケーション機能も備わっているため、入退室確認だけでなく保護者との連絡業務をまとめて効率化したい塾にも適しています。

入退室管理システム入退くんは、パソコンだけでなくスマホやタブレットなど様々なデバイスで利用することができます。特別なツールやデバイスを必要としないため、導入コストを抑えやすく、かつ導入が速い点がポイントです。初期費用が無料という点も見逃せません。

生徒の入退室データに関して、生徒が部屋を入退室した時に写真が自動的に撮影され、入退室記録と画像データが合わせて保存されます。また、その画像情報は保護者に対して送信されるため、別の人間が代わりに入室してごまかすといった不正も行えません。送信先もあらかじめ設定できるので家にいなくても情報を確認できます。

なお、入退室記録は自動保存で整理されるため、そのまま出欠管理データとしても利用可能です。

様々な導入メリットを期待できる塾システムの入退出管理機能ですが、本質的に導入ニーズへマッチしたシステムを見つけようと思えば最初に考えておくべき選定ポイントもあります。塾システムの比較検討を適正化してニーズに合ったシステム導入を実現できるように、以下のような点に注意しておきましょう。

そもそもどうして塾システムや入退出管理を導入したいのか、現状の課題や悩みなどを具体的にリストアップして再確認することは基本です。また、そうして得られたリスクや不十分な点についてどのような対策を講じたいのか、そのためにはどのような機能を搭載している塾システムを選ぶべきかなど、塾システムの導入ニーズを考えながら各社の製品を比較検討していくようにします。

現時点で十分な機能を備えていると思われる塾システムであっても、将来的にはより幅広い機能やサービスといったニーズの拡大が発生する可能性もあります。そのため、導入時点で必要と思われる機能についてチェックすると同時に、将来の可能性やリスクを考慮して機能の拡張性や困った時のトラブル対応といったサポート体制を確認しておくことも大切です。

また、機能拡張にかかる追加費用や手順についても確認しておき、ニーズとコストパフォーマンスのすり合わせを行うことも欠かせません。

塾システムを導入する前に必ず試験期間を設けて、実際の操作性や機能が必要とする基準を満たしているのか確認するようにしてください。

また、トライアル期間であってもきちんとしたサポート体制が構築されているか、積極的に質問して状況確認に努めるといったことも重要です。

なお、トライアル中に不満や疑問が生じれば速やかに担当者へ確認します。特にトライアル期間は一部の機能が制限されていたり、管理可能な範囲が狭かったりするため、必ず正規品とトライアルとの違いについてもあらかじめ確認した上で検討するようにしてください。

タブレットやパソコンに対応しているだけでなく、スマートフォンにも対応可能かどうかをチェックしましょう。スマホに対応していれば、保護者にとって外出先でも気軽に子供の状況をタイムリーに把握しやすくなり、より利便性が高まります。入退出管理だけでなく、授業の記録や成績結果、請求明細、セミナーなどの案内など幅広く活用することで、保護者と塾が連携を図りやすくなるでしょう。システムによってはLINEで入退室通知を受け取れることも可能です。

システムを導入する際、不安視されるのがセキュリティ体制でしょう。もしサイバー攻撃をされてしまえば、氏名や住所などの個人情報が流出してしまいます。状況によっては成績なども流出しかねません。そのため、より万全のセキュリティ体制が図れるかどうかもチェックが必要です。たとえば高い信頼度のある「AWS」のクラウドサービスを導入しているかどうか、SSL暗号化通信を利用しているかどうかなどを確認しましょう。またサーバーの監視体制はどうなっているかも大切です。

おすすめの塾システムを紹介
口コミ・評判をチェック！

都内の書道教室で入退室管理システムを導入した例です。電話やメールで退出時間の問合せがあったとき、開講時間内だとスムーズに返答できないこともありました。ですがシステムの導入により、問題点の解消に成功。家族の方への通知だけでなく、写真の撮影や一斉送信メールの機能なども便利で利用しています。入退室時のメール通知は任意で登録が可能です。

生徒の退出時間の問合せがあっても返答できないことがあった

退出が家族に通知されるため対応がスムーズになった

某学習塾では業務負担の軽減のために塾システムを導入しましたが、中でも保護者から好評なのが入退室管理機能です。特に高校生の保護者から評価を得ています。高校生にもなると親が介入できなくなってきて、塾に行ったのかどうかも把握しにくくなります。しかしシステムの導入により、子どもが塾に行ったかを把握できるようになりました。

きちんと塾に行っているか親が把握しにくかった

英語学童を開校したころに入退室管理ができるシステムを探していました。入退室の管理が簡単に行え、保護者にも一斉に画像が送付できるのは非常に魅力的です。学童の場合、学校から直接児童が来るため入室の通知は必ず必要でした。システムを導入することで保護者からも喜ばれています。画像も学童に来ている児童だけを選択できるため、手間もかかりません。

学校から直接児童が来るため入室管理が難しく、保護者も学童に行っているかどうかわからず不安だった

参照元：コミマグ

他塾にはないサービスを提供したいと考えており、保護者からも通塾時の安全対策を求められていました。そこで入退室管理ができるシステムを導入することに。ICカードを用いて入退室管理ができ、入退室メールが自動で保護者に送信されます。そのため保護者にとっては子供が塾に通っていることを一目で把握しやすくなっているようです。さらに授業料の引き落とし管理や成績管理など様々な機能があるのも嬉しいところ。

入退室の状況が把握しにくく、保護者が不安になっていた

参照元：株式会社大和コンピューター

マイページでオンライン管理したいと考えており、他社にはない魅力も打ち出したいと検討中。システムを導入することで、入退室メールの自動送信サービスが保護者から好評でした。保護者に対しても確実にフィードバックできるようになっています。

マイページでオンライン管理したいと考えていました

参照元：合同会社CROP

月末の請求・シフト作成で残業、保護者への電話対応が尽きず、学習データは散在……そんな塾経営者には、事務を自動化し連絡を即時化、学習状況を一 画面に集約できる塾システムが打開策です。本記事では 各サービスの特徴を比較し、おすすめのシステムを紹介します。

	Grow	Comiru	e-sia
費用
初期費用	0円/教室	0円/教室	22000円/教室
月額	7500円/教室	約11000円/教室	165～550円/生徒 +機能別従量課金
生徒60名・1教室 での料金例	7500円/教室	11000円	9900～33000円
主要機能
自動スケジュール	●	△※基本コマ管理のみ	●
月謝請求・未収自動照合	●	●	●
講師勤怠・給与連動	●	△※勤怠のみ	●
保護者アプリ／既読管理	●	●※LINE通知可	△※通知のみ
オンライン授業統合	△※Zoom連携	●	●
進捗／成績ダッシュボード	●	△	●
本部多拠点 ダッシュボード	●	●※PROプラン	△
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