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塾システムの利用は、主に購入、リース、月額制の3つです。それぞれ費用の支払い方法や契約が異なるため、経費の処理方法が異なります。ここでは、塾システムの利用方法について、メリットとデメリットをまとめました。
塾システムの導入方法として、購入・リース・月額制の3つが挙げられます。購入するのであれば減価償却、リース・月額制であれば経費で処理するので税金に対して多少の影響があるでしょう。しかし、これらの税金面での違いは大きくありません。どの方法を利用するかを決め手に欠けているのであれば、ここでそれぞれのリット・デメリットをチェックしてみましょう。
塾システムを購入すると、主に「初期費用」のコストがかかります。しかし一度購入してしまえば、その後は追加費用を支払うことなく好きなように使用できます。ランニングコストが抑えられるので、長く運用すれば費用面でのメリットが大きくなるでしょう。
購入費用は減価償却で処理します。毎年固定の額で償却されるわけではなく、一般的に「初年度は多めに計上し、2年目以降徐々に額を減らしていく」という定率法の方式がとられます。経理処理が少し複雑なため、経理担当者との事前打ち合わせが必要になるでしょう。
購入のデメリットは、途中で利用を中止すると負債になる可能性がある点です。短期間で利用をやめると、単純に「元を取れない」状態になります。
またシステム購入は総資産が増える一方で、ROA（総資産利益率）は減少するため、対外的な会社の評価が下がる可能性も。あくまで資産について他者からの見え方の問題ですが、会社の評価に影響するため、コストの影響を受けやすい小規模な会社にとっては考慮するべきポイントになると言えます。
リースの場合、購入する場合に比べ初期費用が抑えられます。リース代は基本的に毎月同額ですが、こちらは「経費処理」をします。経理処理は簡単です。収益の一部をリース代に充てられるので、税金対策にもなります。
契約期間中は利用を中止できない点がリースのデメリットです。解約する場合は、契約に基づいて未経過リース料の支払いなどが必要になります。
ASPとは、アプリケーションサービスプロバイダのことで、インターネットを経由してソフトウェアやソフトウェア稼働環境を提供してくれる事業者やそのサービスのことを指します。たとえば、Gmailなどのwebメールや、クラウドサービスはASPの一種です。
インターネット上にあるサービスを複数のユーザーが共有して利用しています。各サービスの中に、ユーザーごとに利用スペースを与えられているイメージです。
ASPは、そのサービス提供事業者がシステム開発をおこない、随時アップデートしています。管理や更新に、利用者の手間がかからないのが大きなメリットです。セキュリティ対策も取られています。専門知識がなくても気軽に使え、常に更新された状態のシステムを利用できる点がメリットと言えるでしょう。
また、すでにインターネット上にあるサービスに対してログインして利用する形態のため、導入までのコストや期間がかからないのも特徴です。
ASPは月額制で利用するケースが一般的で、システム料は経費として処理します。初期投資も経費計上のため、処理に手間がかかりません。途中解約ができるのもASPのメリットです。
デメリットとして、共有サーバーの利用によるデータ流出、運営事業者の廃業ともなうサービス停止などのリスクもあります。どの製品やサービスを選ぶ際にも共通して言えることですが、「導入先企業からの評判はどうなのか」「サポート体制はしっかりしているか」といった、信頼性や、セキュリティ面での取り組みなどを比較して検討しましょう。