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導入する塾システムにより具体的な機能は異なりますが、たとえば次のような請求書明細確認機能を搭載した塾システムもあります。
従来、担当者がエクセル等に手入力をして作成していた請求書明細。塾システムに請求書明細確認機能がついていれば、必要な初期情報を登録するだけで、以後は登録情報に変更がない限り、自動的に正確な請求書明細が作成されることになります。
社員においては、以前はエクセルや紙ベースで確認していた請求書明細を、以後はweb上で確認できるようになります。保護者においても、塾から郵送される紙ベースではなくweb上で明細内容を確認できるようになるため、情報を迅速に知ることができます。明細書を紛失するリスクもなくなるでしょう。
どうしても郵送で請求書明細を送ってほしいという保護者に対しては、システムが自動作成した明細書を印字するだけで、簡単かつ迅速に、個別で郵送対応することが可能です。また明細書をPDFに変換し、メールに添付して保護者へ送ることもできます。
生徒が多い塾であればあるほど、請求書の作成や郵送などに大きな手間やコストがかかりますが、塾システムの請求書明細確認機能を利用すれば、これらの手間やコストが大幅に抑えられます。総務部署の働き方改革にもつながることから、社員満足度も向上することでしょう。
エクセルに手入力して請求書を発行する従来のシステムとは異なり、データが自動的にシステムと連携して請求書が作成されるため、請求書の内容や発行・郵送などに関連するミスを削減することができます。入金確認システムと連動させることで、回収漏れのリスクも減ることでしょう。
総務部署において、請求書明細の作成や管理は大きな手間のかかる作業です。中には、教室運営と並行し、教務社員が同じ作業を行わなければならない切実な塾もあるでしょう。
社員の働き方改革のため、また、保護者における利便性や満足度アップのため、塾システムの請求書明細確認機能は導入必須と考えるべきでしょう。
表計算ソフトのエクセルは、さまざまな関数を活用することで半自動で数値の計算・データの整理をしてくれます。ひと工夫加えればエクセルによる塾の請求管理も可能です。今回はエクセルを使用して請求管理をする際のコツや課題について分かりやすく紹介します。
エクセルで請求管理を行う際は、各請求データを1つのシートにまとめていくのがポイント。
エクセルシートを月別に分けて作成してしまうと、かえって非効率な管理状況になってしまいます。たとえば、10月に発生したAという売り上げについて、11月や12月に代金回収となった場合、10月のシートと11月もしくは12月のシートを交互に確認しながら未回収分の確認やデータの修正を行うことになります。
このような管理方法では確認に時間がかかるのはもちろん、未回収分の見落としやデータの修正し忘れが起こる可能性も否定できません。
これに対し各月の請求明細について1つのシートにまとめた場合、オートフィルタという機能で月ごとの請求データをまとめて確認できるように。入金日の項目を作成しておけば、未回収の場合空白にしておくことで、フィルタ絞り込みにより検知も簡単です。入金時期も同様で、入力規則を統一しておけばフィルタ利用によりデータ入力も確認も瞬時に行えるでしょう。
エクセルの請求管理でも請求管理の効率化に一定の効果がある一方、限界があることも頭に入れておきましょう。
エクセルでは、頻繁にデータ入力・抽出・確認が必要な複数業務を1つのシートにはまとめられません。具体的には、請求管理、売上管理、売上・生徒数の目標、月謝管理などのデータが例としてあげられます。これらを1つのシートに無理やりまとめてしまうと、シート1枚の使用範囲が膨大になり、いずれ大量のデータを人の手で管理しきれなくなるでしょう。
エクセルであらゆるデータ管理を行うとすると、夏季講習のように通常とは異なる金額データの作成や修正の手間は避けられません。複数教室や分校があり一元管理をしたい場合、エクセルファイルのやり取りをUSBもしくはメールで行わなければならず、非効率かつセキュリティ面でのリスクも生じます。
エクセル管理ではカバーしきれないほどの業務の種類が多様であったり、ある程度塾の規模が大きい場合、塾システムの活用がおすすめです。
月謝袋での入金になっている場合、支払い方法の変更をまず求める必要がありますが、システムにはクレジット決済との連携可能なものも。さらにUSBの受け渡しやメール送信の手間なく、塾内外の端末から情報へアクセスできるようになります。受講料の変更やデータの修正が発生した際に、教室が閉まっていて即日の対応ができないといった事態が防げるでしょう。
成績データ、売上、請求管理など、システムで多方面の業務を効率化させ、ムダを省いてみてはいかがでしょうか。