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ここでは、様々な塾システムに搭載されている主な機能をご紹介します。同じ機能名でも、塾システムによって若干の違いがある場合があります。
生徒が塾に来た際、スマホやカードをかざすなどしてシステムを作動させると、登録された保護者に自動通知が入る機能。退室する際にも同様に保護者へ自動通知が入ります。運営側でも入退室の管理ができることから、スタッフのタイムカードとして活用することも可能。
講師の予定と生徒の予定をマッチングさせ、正確に授業スケジュールを管理する機能。集団授業型の塾はもとより、複雑でミスが生じやすい個別指導塾においては、特に重宝されるシステムです。簡単な操作で授業スケジュールを表示させることが可能。
生徒や保護者の氏名、住所、電話番号、緊急連絡先など、生徒一人ひとりに関連する基本情報を管理するための機能。兄弟姉妹などの情報もおさえておくことで、将来的な営業の情報源にすることもできます。
塾内テストの成績結果や推移を、数字データやグラフなどで表示する機能。ハイスペックな成績管理機能になると、塾内テストのみならず学校でのテストや外部模試の結果・推移の表示、また、学校での内申点の管理などもできる機能も搭載されています。
講師やそのほかのスタッフの指名、住所、電話番号、緊急連絡先などを管理する機能です。講師・スタッフ側の勤怠管理を行えるほか、スケジュールの共有ができるものも。曜日・時間ごとの空き状況も確認・登録しておけば、新たな生徒が入塾した際のスムーズな授業設定が可能となります。
これまで手間がかかっていた事務作業の負担軽減、ペーパーレスの実現が期待できるでしょう。
指導内容や生徒の理解度等を、授業ごとに講師がスマホアプリ等から入力して報告できる機能。フォーマットを自由に設定できるアプリの場合、現状の指導報告書のベースを崩す必要はありません。スムーズに紙ベースからアプリベースへ移行できるでしょう。
請求管理や銀行口座管理、カード決済管理など、生徒毎の授業料の入金管理をする機能。必要な初期情報の登録を済ませた後は、授業スケジュールと連動させることで授業実施の都度、半自動的に請求明細を作成できる塾システムも。手作業による手間やミスの削減につながります。
塾システムとスマートフォンを連動させるアプリ。スマホにアプリをインストールしておくことで、入退室通知やメッセージの一斉送信、請求明細の表示、成績結果・推移の閲覧、授業スケジュールの表示、塾カレンダーの閲覧などができるシステムです。
塾システム機能のひとつ、メール機能。子どもが塾へ入退室したタイミングで、カードやバーコードを読み込んだ時間を保護者に通知する入退室メール機能や、一斉メール送信ができるといったものが一般的ですが、送信時刻をタイマーで決められたり、数多くのテンプレートを登録できたり、名簿作成ができたりするものも。電話連絡や配布物の作成の手間、さらには生徒に渡した配布物がちゃんと保護者の手に渡っているかといった心配まで省け、業務効率アップを助けてくれます。
生徒の退塾を防ぐには、保護者とのコミュニケーションを強化して塾に対する不安や不満を解消することが重要になってきます。塾システムには保護者との円滑なコミュニケーションに役立つ機能が搭載されており、充実した情報を効率良く共有することが可能。保護者との信頼関係を構築することで、退塾防止や弟妹の通学率の向上も期待できます。