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塾システムにおける生徒情報管理機能とは

生徒情報管理機能で出来ること

出欠管理

通常の出欠管理の場合、授業が始まる前に出席予定の生徒一覧を確認してから出席確認を行い、欠席の生徒に対しては振替授業の手配を行う必要が生じます。生徒側・塾側のスケジュールを照らし合わせながらのこの作業、一人に対して割く時間は少なくとも、欠席する生徒が多い場合は相応の時間を割かれてしまいます。

塾システムの生徒情報管理機能を使えば、パソコン上から1クリックで出欠状況を確認でき、入退館システムと連動して自動的に出欠席の記録を残すことも可能。また振替授業の調整もできるシステムもあり、煩雑な業務の一部自動化が期待できます。

保護者への報告

生徒の成績や学習の進捗状況、その他塾からのお知らせなど保護者に伝える情報はたくさんあります。多くの塾では成績や進捗状況を印刷したプリントを生徒に渡す、定期的に三者面談を行うといった方法を取っており、情報の整理や資料の印刷が必要になります。

その点塾システムの生徒管理機能なら、個々人の情報を一元的に管理可能。保護者への情報の伝え方としては、メールやLINEで保護者に一斉に送る、WEB上から生徒の成績情報などが記載された個別ページにアクセスできるようにするなど、システムによって変わります。

月謝の徴収

生徒の支払い状況も、生徒情報に含めて管理する場合があります。月謝袋での徴収を行っているところでは、授業が始まる前や授業後、複数人が一気に月謝袋を渡しに来るため、講師側は誰からもらったのかをチェックする作業が発生します。月謝の管理機能も備えた塾システムであれば、この月謝袋受け渡しにかかる生徒の待ち時間も、講師の作業時間も削減可能。

生徒情報管理の中には月謝の徴収機能を備えたものもあるので、口座振替やクレジットカード決済によって自動的に月謝を徴収してくれます。

成績管理

模擬試験や小テストごとに作成している生徒の成績をもとに、生徒それぞれの情報をエクセルなどに一つひとつ試験結果を打ち込んでいる塾も多いのではないでしょうか。生徒情報管理システムでは試験ごとの結果をシステムにアップロードするだけで、生徒情報に自動的に紐づけを行ってくれます。

導入するメリット

煩わしい作業が無くなり仕事効率の向上

生徒の人数が多い塾の場合、出欠管理や成績管理、または保護者に向けたお知らせ作成などに時間を取られることは少なくありません。生徒情報管理を導入すれば、そのような作業時間を短縮させられ、本来の業務である学習指導に時間を割く事が出来るようになります。

生徒の成績や学習進歩状況が一目でわかるので、学習指導がしやすい

個別に成績や学習進歩情報を確認して、授業計画を組み立てるのは非常に大変な作業です。生徒情報管理ではシステムが自動的に成績などの情報をまとめてくれるので、生徒一人ひとりへの個別の学習指導準備も効率よく行えます。

まとめ

たくさんの生徒が在籍している塾こそ、生徒管理が大変に。これまでは一つひとつ手作業でやっていた業務をシステム化することで、仕事効率の向上や保護者への対応も手間を省き本来注力すべき業務に、時間も思考も使えるように。各生徒への適切な学習指導やスムーズな塾運営の為にも、生徒情報管理機能のある塾システムをぜひチェックしてみてください。

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